Комплексная автоматизациядля бизнеса и госсектора
Ставропольская нефтебаза (ООО «Промхим») давно завоевала доверие потребителей и статус надежного партнера на рынке нефтепродуктов.
Нефтебаза оснащена технологическим оборудованием, которое позволяет снизить вредные воздействия на окружающую среду путем применения современных технологий. Кроме того, внедрена автоматизированная система учета светлых нефтепродуктов американской компании EMERSON, позволяющая дистанционно отключать различные группы резервуаров.
Суточный объем сливаемого топлива составляет 6 000 тонн. Существует возможность налива в ЖД цистерны через автоматические посты налива.
Одной из задач автоматизации финансовой деятельности предприятия является возможность масштабировать работу компании, т.е. увеличивать количество ежедневно совершаемых сделок с контрагентами без потери качества оперативного управления компанией. Увеличение количества сделок приводит к увеличению количества документов, которыми приходится обмениваться с поставщиками и покупателями.
Ответом на эту проблему часто становятся различные системы электронного документооборота: они удобны, просты в использовании, позволяют избавиться от бумажных копий документов. Но что, если контрагенты компании еще не готовы массово внедрять и поддерживать такие системы? В таком случае приходится иметь дело со все увеличивающимся валом бумажных копий документов. Часть решения состоит в хранении скан-копий документов в учетной системе. При этом приходится контролировать:
Для решения задачи в прикладном решении «1С:Бухгалтерия» был разработан механизм штрихкодирования документов и их последующее потоковое сканирование с программным распознаванием штрих-кода.
Штрихкодирование документов необходимо для наведения порядка в бумажном документообороте: бумажной копии документа автоматически присваивается уникальный штрих-код, а впоследствии по этой копии за доли секунды можно найти соответствующий документ в информационной системе. Штрих-код можно формировать как непосредственно при печати документа, так и в любой другой момент, распечатав и наклеив на документ наклейку со штрих-кодом.
Далее документы сканируются потоковым сканером, в программе указывается каталог и запускается программное распознавание отсканированных документов. В этот момент в программе сопоставляется распознанный документ и объект, сформированный в информационной базе. Подобным образом можно обрабатывать как входящую, так и исходящую корреспонденцию.
Отсканированные файлы прикрепляются к документам в программе. Хранение файлов возможно как в каталоге на сервере, так и в информационной базе. Для отслеживания движений бумажных документов внутри предприятия, а также между предприятием и контрагентом реализована система статусов. Статусы, такие как «Оригинал», «Копия», «Документ подписан», могут устанавливаться автоматически в процессе обработки документов и их скан-копий.Для удобства отслеживания статусов документов разработан «Реестр документов», в котором будет отражена информация о наличии скан-копий и статусах документов.
Вследствие внедрения получены следующие результаты:
Благодаря внедрению механизма штрихкодирования документов и их последующего потокового сканирования была достигнута основная цель – наведение порядка в бумажной документации клиента. Кроме того, сократилось время сотрудников, затрачиваемое на подготовку копий документов для контролирующих органов.
закажите консультацию