Практика оптимизации расчетов с юридическими лицами на примере водоканала г.Смоленска

Оперативно начислять платежи по оказанным услугам, выполнять групповую печать квитанций, формировать аналитические отчеты, автоматически разносить оплаты, вести взаиморасчеты, получать бухгалтерскую и налоговую отчетность сразу после выписки документов, детально анализировать деятельность компании – все это стало реальным благодаря внедрению программного продукта «Водоканал:расчеты с юридическими лицами» на базе решения «1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ» и последующей доработкой его функционала.

«С переходом на новую информационную систему мы сократили трудоемкость обработки данных до 25%, ускорили формирование документов по начислению абонентам до 50%, свели к минимуму трудозатраты на подготовку управленческой отчетности, исключили необходимость организации двух дополнительных рабочих мест»
Начальник АСУ, Ирина Помилуйко

Благодаря совместной работе сотрудников компаний СМУП «Горводоканал» и «Бизнес ИТ» создана информационная система, позволившая автоматизировать все производственные процессы, включая своевременный расчет платежей по оказанным услугам, распределение их между абонентами. В результате потребители более оперативно получают запрашиваемую информацию; а компания ведет прозрачный учет своей деятельности. Внедрение упростило ведение расчетов, повысилась доходность предприятия.

История компании

«Смоленский горводоканал» – это километры сетей и сложнейшие инженерные сооружения. История предприятия берет свое начало в 1889 году, тогда впервые был заключен договор на постройку городского водопровода. Уже более 100 лет компания выполняет водоснабжение и водоотведение крупного промышленного города России.

Старейшее предприятие считается стратегическим. Ежеминутно сотрудники ведут контроль с целью не допустить экологическую катастрофу в Смоленске: чтобы отходы 330 – тысячного города не попали в реки, подземные воды и не привели к загрязнению огромной территории.

Толчок для старта автоматизации

До начала проекта автоматизации на предприятии использовалась «1С:Бухгалтерия 7.7». Функционал конфигурации не позволял корректно и своевременно отправлять отчетность в федеральную налоговою службу и контролирующие органы.

В части услуг горячего водоснабжения по договору со сторонней организацией сотрудники вручную формировали начисления за расчетный период. Счета потребителям выставлялись медленно.

Информация, хранимая разными подразделениями (Бухгалтерия, Абонентский отдел, Договорной и Юридический отделы), была в разных форматах. Контроль бизнес – процессов был низкого уровня и не прозрачен.

Эти факторы приводили к дополнительным трудовым и временным затратам, информацию приходилось дублировать.

Требовалась оптимизация процессов начислений. Важно было автоматизировать учет по водоснабжению и водоотведению, лицевым счетам, начислениям, пеням, льготам.

Сложность интеграции заключалась в том, что до начала проекта базы данных использовались компанией долгий срок, количество информации в системе было значительным. Кроме того, необходимо было создать структуру для хранения данных и доработать формы отчетов под особенности бизнес – процессов компании.

Поставленные задачи решались путем внедрения программного продукта «Водоканал:расчеты с юридическими лицами» на базе «1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ» и последующей доработкой его функционала «Абонентский расчет с юридическими лицами» и в части работы с договорами о подключении (технологическом присоединении).

Работы проводили в два этапа.

Первый – переход на новую программу:

Осуществлен перенос данных из «1С:Бухгалтерия 7.7» в «1С:Бухгалтерия 8» с помощью разработанного конвертора, выполнены обработки для автоматического заполнения реквизитов, добавлена возможность ведения приборов учета;
Обучены пользователи;
Настроены расчеты по лимитам и негативному воздействию.

Второй – оптимизация процессов:

Разработаны печатные формы актов об оказании услуг, счетов – фактур, счета на оплату под стандарты абонентского отдела.
Создан механизм ввода данных по договору с организацией, оказывающей услуги горячего водоснабжения.
Реализован раздельный учет договоров «подключение к системам водоснабжения/ водоотведения». Предусмотрены дополнительные соглашения.
Разработан документ «Договор о подключении», содержащий реквизиты заказчика. Учтена возможность подписания договора несколькими «Заказчиками».
Реализован учет задолженности по срокам платежей (в зависимости от срока рассчитывается процент начисления платы). Разработан отчет «Реестр задолженности по договорам подключения».
Предусмотрена возможность аннулирования договора с соответствующей печатной формой в случае невозвращения подписанного договора.
Предусмотрен учет и формирование нескольких вариантов шаблонов печатной формы «Соглашения о расторжении договора» в зависимости от его типа. Если договор расторгнут, но заказчик внес предоплату, в отчете «Реестр задолженности по договорам подключения» сумма оплаты отражается со знаком «минус» красным цветом (как переплата).

Результаты проекта:

Сократилось время сбора данных у сотрудников всех направлений: бухгалтерии, АБО, заместителя генерального директора по экономике.
Исключен ручной сбор данных. Финансово – экономическая отчетность формируется сразу в информационной системе.
Система своевременно обновляется, все формы регламентированной отчетности для бухгалтерии актуализируются.
Удобно вводить, хранить, искать данные по объектам учета, лицевым счетам, приборам учета; рассчитывать начисления; загружать данные по оплатам; формировать различные аналитические отчеты.

Таким образом, внедрение и последующие доработки обеспечили:

возможность вести детальную информацию по абонентам, приборам учета;
оптимизировали процесс начислений: закрывающие документы за расчетный период можно формировать автоматически сразу по всем абонентам;
выполнение расчета абонента, подключенного через сети другого абонента (субабонент);
детальное ведение информации по судебному блоку;
организованную работу подразделений: Бухгалтерии, Абонентского отдела, Договорного и Юридического отделов в одной системе на платформе «1С:Предприятие 8»;
оптимизацию процессов начислений, группового ввода показаний, начислений негативного воздействия на систему канализования и ввода данных;
ведение расчета общедомовых нужд;
учет индивидуальных характеристик приборов учета;
формирование заданий контроллерам;
расчет пени;
претензионно – исковую работу.

Благодаря сотрудничеству с «Бизнес ИТ» СМУП «Горводоканал» получил возможность оперативного контроля движения денежных средств и задолженности, начисления за услуги производятся с учетом всех особенностей расчета и начисления – по нормам, площадям, количеству жильцов. Упростилась работа с лицевыми счетами. В результате внедрения удалось создать единую систему, увеличилась эффективность управления и скорость принятия управленческих решений.