Переход на современную систему учета «1С:Комплексная автоматизация 8» для повышения эффективности работы ООО «Промхим»

Цели и задачи проекта

Цель проекта-осуществить плавный переход с архаичной 1С:УПП на новую систему учета-современную систему управления, которая позволит автоматизировать бизнес-процессы компании и отражение операций в регламентированном учете.

Автоматизация затронула следующие участки учета:

·Управление продажами;

·Казначейство, планирование и контроль денежных средств;

·Управление закупками; складской учет и ценообразование;

·Учет затрат (в том числе межфирменные продажи), формирование себестоимости продукции;

·Кадровый учет и расчет заработной платы;

·Управление финансами;

·Регламентированный учет;

·CRM и маркетинг, включая продажи через web-сайт;

·Формирование управленческих отчетов.

Системой предусмотрено решение следующих задач:

1. Повысить эффективность управления компанией, обеспечив полноту, достоверность, своевременность информации, требуемой для целей управления.
2. Повысить качество и оперативность получения данных, необходимых для принятия управленческих решений.
3. Обеспечить своевременный учет изменений законодательства РФ.
4. Оптимизировать бизнес-процессы компании и архитектуру информационной системы для получения конкурентных преимуществ.
5. Стандартизировать процессы взаимодействия по бизнес-направлениям в рамках единой информационной системы; обеспечить интеграцию со смежными системами, используемыми в компании.
6. Обеспечить возможность оперативного анализа и мониторинга работы.
7. Повысить эффективность работы сотрудников за счет настройки интерфейсов и рабочих мест с необходимым функционалом.
8. Повысить безопасность информации и обеспечить конфиденциальность за счет настройки доступа к документам в соответствии с матрицей прав доступа пользователей.
9. Обеспечить возможность масштабирования и внедрения новых функций компании по мере ее развития.

 

Ситуация до старта проекта

Развитие и модернизация всегда занимали ключевое место в стратегических приоритетах компании. Чтобы сохранить конкурентоспособность, расширить возможности в сфере поставок строительных материалов, обязательной частью долгосрочной стратегии компании всегда было стремление не только соответствовать современным требованиям рынка, но и опережать их, внедряя инновационные решения, совершенствуя бизнес-процессы и повышая эффективность работы.

По этой причине, а также в связи с планируемым прекращением поддержки программного продукта «1С:Управление производственным предприятием 8», возникла необходимость перейти на универсальную и современную учетную систему на базе 1С.

Важно было осуществить внедрение без остановки деятельности компании. Поэтому выбор команды для обследования и дальнейшего внедрения был сделан в пользу компании «Бизнес ИТ». Ранее уже сотрудничали в части автоматизации бизнес-процессов. Так, в качестве централизованной системы учета и управления в 2014 году сотрудниками «Бизнес ИТ» был внедрен программный комплекс «1С:Управление производственным предприятием 8».

После проведенного предпроектного обследования в 2024г. сотрудниками «Бизнес ИТ» была сформирована будущая концепция информационной системы в соответствии с критериями работы. В качестве нового решения для автоматизации бизнес-процессов по результатам обследования рекомендован программный продукт «1С:Комплексная автоматизация 8».

Архитектура решения и масштаб проекта

В сентябре 2024 года стартовал проект внедрения.

Специалисты компании «Бизнес ИТ» осуществили поэтапный переход на новую систему «1С:Комплексная автоматизация 8», охватившую ключевые сферы финансово-хозяйственной деятельности; выполнили настройки типовой конфигурации, реализовали необходимые доработки с учетом особенностей бизнес-процессов.

При реализации проекта выполнены работы:

1.Изначально провели предпроектное обследование, в рамках которого:

1.1.Согласовали перечень переносимых данных;

1.2.Определили ограничения, составили список доработок программного продукта;

1.3.Составили программу работ по внедрению (программа обучения, план-график работ по внедрению);

2. Следующим шагом стало непосредственно внедрение программного продукта «1С:Комплексная автоматизация 8»:

2.1.Выполнены доработки конфигурации (в части разделов учета: «Управление закупками, складом и ценообразованием»; «Управление продажами», «Управление денежными средствами», «Кадровый учет и расчет зарплаты», «Учет затрат и финансовый учет», «Регламентированный учет»; доработаны права доступа);

2.2.Настроена синхронизация с регламентированной базой;

2.3.Доработаны правила конвертации, выполнен перенос документов НСИ и начальных остатков;

2.4.Проведено обучение пользователей, разработаны и переданы инструкции по подсистемам: «Закупки, склад и ценообразование», «Управление продажами», «Доставка», «CRM и маркетинг», «Казначейство», «Учет затрат, финансовый результат, регламентированный учет», «Кадровый учет и расчет зарплаты»;

2.5.Далее осуществили настройку подсистем, запустили в опытную эксплуатацию;

2.6.Финальным шагом стал этап промышленной эксплуатации (методическая поддержка по блокам учета).

 

Особенности и уникальность проекта

1.Реализованы новые инструменты и правила продаж. Разработаны механизмы, позволяющие автоматизировать процесс продажи товара, контроля и его доставки до клиента. Уменьшилось количество ошибок при реализации и возврате товара.

2.Удалось сформировать единое пространство, где сохранена вся история взаимодействия с клиентами: от заказа до оплаты и получения товара. Менеджерам и руководителям в режиме реального времени доступна информация об остатках на складах, история заказов клиента, задолженность и условия по соглашению. Реализована возможность проследить полный цикл выполнения заказа от начала взаимодействия и до его завершения.

3.Реализована возможность формировать статистику продаж в различных вариантах с множественными отборами и группировками, что позволяет достоверно оценивать эффективность работы менеджеров, отделов и подразделений.

4.Для более эффективной работы и исключения ошибок реализованы механизмы формирования автоматических скидок и наценок.

5.Предусмотрены механизмы автоматического резервирования товара как на складе, так и «под заказ клиента».

6.Настроена работа с отчетами для ФГИС ЛК (Федеральная государственная информационная система лесного комплекса), в которой отражаются сделки с древесиной.

7.Автоматизировано формирование единого счета на оплату на основании нескольких заказов клиента, что позволило сократить объем внешнего документооборота с клиентом.

8.Реализована возможность формирования информации по рентабельности продаж на этапе формирования заказа клиента, что позволяет менеджеру своевременно оценивать эффективность сделки еще в момент создания счета покупателю и оперативно принимать решение о наценках или скидках в заказе.

9.Удалось внедрить эффективные механизмы работы с прайс-листами, что позволило уменьшить их общее количество и, как следствие, положительно сказалось на скорости работы менеджеров и минимизировало риск возникновения ошибок из-за «человеческого фактора».

10.В части кадрового учета–проведена интеграция базы данных с пропускной системой Timex. Каждому сотруднику присваивается свой ID по запросу пользователя из базы данных 1С. На основании информации пропускной системы в фоновом режиме заполняются данные табелей по сотрудникам в разрезе отделов, принадлежность к которым указывается в карточке сотрудника. Данная схема позволяет фиксировать фактические явки и пропуски рабочего времени сотрудников без участия пользователя, а также помогает анализировать переработки.

11.В целях оптимизации работы кассира выполнена доработка по кассовым чекам. Реализована следующая схема: создание заказа клиента, печать чека из заказа, после нажатия на кнопку «Пробить  чек» автоматически создается РТИУ, ПКО/Эквайринг. Без доработки процедура была трудозатратней и занимала большее количество времени, клиенту приходилось ждать: создание заказа клиента вручную, формирование из заказа РТИУ, далее ПКО/Эквайринг, затем из Эквайринга/ПКО нажать «Создать чек».

12.Разработан новый отчет, позволяющий увидеть документы, на которые должен быть чек, но по каким-то причинам не был сформирован. Вручную поиск таких документов практически невозможен.

13.За счет автоматизации ведения регламентированного и оперативного учета обеспечивается своевременная сдача регламентированной отчетности.

14.Реализована возможность оперативного планирования продаж, контроль выполнения заказов контрагентов и соблюдения оговоренных сроков оплаты, планирование оплаты заказов и поступления выручки, выделение просроченной дебиторской задолженности.

 

Результаты проекта

Внедренный программный продукт позволил повысить эффективность работы, ускорить процессы учета, снизить вероятность возникновения ошибок в рабочем процессе.

Благодаря переходу на программный продукт «1С:Комплексная автоматизация 8» оптимизировано взаимодействие с поставщиками и клиентами, обеспечен контроль и прозрачность за финансовыми потоками, ускорены процессы доставки и логистики.

В результате внедрения стала выше адаптивность бизнеса. Но важно понимать, что процесс перехода на новую учетную систему–процесс не быстрый и трудозатратный, реализация проекта занимает не меньше 6-7 месяцев и требует обязательного предпроектного обследования. Переход требует времени на обучение и настройку, а с учетом имеющихся специфических требований к системе, и доработку программного продукта, что влечет за собой дополнительные расходы на внедрение и обновления.

Стоит учесть, что более современные решения для автоматизации предъявляют и более высокие требования к дисциплине и квалификации сотрудников. Но результатом станет улучшение автоматизации бизнес-процессов, более удобное управление данными и повышение скорости работы. Внедренный программный продукт способствовал повышению уровня безопасности данных и сохранности информации.

Руководством компании отмечена возможность оперативного и своевременного анализа деятельности, что позволяет быстро реагировать на изменяющиеся условия рынка и способствует повышению прибыльности. «1С:Комплексная автоматизация 8»–гибкое и масштабируемое решение для развития бизнеса.

Сейчас сотрудничество продолжается в рамках договора сопровождения, консультации по работе ведутся уже в новой учетной системе.