Внедрение СЭД «Дело» в Ставропольской городской Думе

Внедрение СЭД «Дело» в Ставропольской городской Думе

Делопроизводство в Ставропольской городской Думе велось на бумажных носителях, в соответствии с действующей в России нормативно-правовой базой в сфере делопроизводства и документооборота. Информация о нормативно-распорядительных и законодательных документах велась в отдельной системе. Однако, данная система не позволяла хранить электронные копии документов, получать необходимые отчетные формы и была однопользовательской.

В 2011 г. руководством Ставропольской городской Думы было принято решение о внедрении системы, позволяющей создать единую систему электронного документооборота, автоматизировать весь жизненный цикл документов и разграничить документопотоки подразделений.

Цели проекта:

  • Создание электронного архива документов
  • Организация единого порядка работы с документами
  • Обеспечить оперативного поиска (подборки) документов по набору реквизитов
  • Осуществление контроля за своевременным исполнение документов
  • Организация оперативного доступа (в режиме реального времени) работников Думы в пределах их компетенции к соответствующим нормативным, официальным и служебным документам в целях:
  • сокращения времени доступа к документам,
  • снижения дублирования информации на различных носителях,
  • снижения уровня трудозатрат (материальных, временных).

Реализация проекта

Специалистами ООО «Бизнес ИТ» было проведено полное обследование и изучена специфика работы с документами. По результатам данного обследования были выработаны правила настройки системы на технологическую схему документооборота Ставропольской городской Думы. Далее специалистами была установлена система на рабочих местах пользователей, произведена настройка системы, было проведено обучение пользователей на местах с использованием реальных документов.

В 2012 году Думой были приобретены дополнительные 4 рабочих места для специалистов, осуществляющих регистрацию проектов законодательных и нормативно-распорядительных документов.

Результаты проекта:

На данный момент вся входящая и исходящая корреспонденция регистрируется в СЭД «Дело», также ведется электронная база нормативно-распорядительных и законодательных документов, осуществляется контроль за своевременным исполнением документов.

Перспективы:

  • Обеспечение сотрудников Ставропольской городской Думы дополнительными местами.
  • Разработка необходимых печатных и отчетных форм
  • Автоматизация процессов подготовки, согласования, утверждения (подписания) нормативно-распорядительных и законодательных документов.
  • Взаимодействие с подведомственными учреждениями по средствам СЭД «Дело».

59429142e1f273aaa48514d7c40831e5.pngАдрес: 355035, г. Ставрополь, просп. К. Маркса, 96

Телефон: +7 (8652)26-28-53, +7 (8652)26-58-91

E-mail: pochta@dumast.rugordumastav@mail.ru

С этим проектом связаны