Автоматизация документооборота и делопроизводства в Контрольно-счетной палате города Ставрополя

Автоматизация документооборота и делопроизводства в Контрольно-счетной палате города Ставрополя

Специалисты компании «Бизнес ИТ» успешно завершили проект по созданию комплексной системы документооборота и автоматизации процессов управления в Контрольно-счетной палате города Ставрополя на базе программного продукта «ДЕЛО» компании ЭОС.

К началу реализации проекта делопроизводство в Контрольно-счетной палате велось на бумажных носителях, в соответствии с действующей в России нормативно-правовой базой в сфере делопроизводства и документооборота.

В 2015 г. руководством Контрольно-счетной палаты было принято решение о внедрении системы, позволяющей создать единую систему электронного документооборота, автоматизировать весь жизненный цикл документов и разграничить документопотоки подразделений.

Цели проекта

  • Создание электронного архива документов
  • Организация единого порядка работы с документами
  • Обеспечить оперативного поиска (подборки) документов по набору реквизитов
  • Осуществление контроля за своевременным исполнение документов:
  • организация оперативного доступа (в режиме реального времени) работников Думы в пределах их компетенции к соответствующим нормативным, официальным и служебным документам
  • сокращение времени доступа к документам
  • снижение дублирования информации на различных носителях
  • снижение уровня трудозатрат (материальных, временных).

Реализация проекта

Специалистами ООО «Бизнес ИТ» было проведено полное обследование и изучена специфика работы с документами. По результатам данного обследования были выработаны правила настройки системы на технологическую схему документооборота Контрольно-счетной палате города Ставрополя. Далее система была установлена и настроена на рабочих местах пользователей. Также было проведено обучение пользователей на местах с использованием реальных документов.

Сроки реализации

Реализация проекта состояла из одного этапа и включала в себя:

  • установку и настройку базы данных СЭДД «Дело» согласно запросам и структуре Контрольно-счетной палате города Ставрополя;
  • установку и настройку серверной части для базы данных СЭДД «Дело»;
  • автоматизацию 4х рабочих мест специалистов;
  • настройку сканера для возможности переводить документы в электронный вид и автоматически прикреплять к соответствующим карточкам.
  • индивидуальное обучение по работе в программе соответствующих должностных лиц.

Результаты проекта

На данный момент вся входящая и исходящая корреспонденция регистрируется в СЭДД «Дело», также ведется электронная база нормативно-распорядительных документов, осуществляется контроль за своевременным исполнением документов.

Перспективы

  • Обеспечение сотрудников Контрольно-счетной палаты дополнительными местами.
  • Разработка необходимых печатных и отчетных форм.
  • Автоматизация процессов подготовки, согласования, утверждения (подписания) нормативно-распорядительных документов.
  • Взаимодействие с другими учреждениями по средствам СЭДД «Дело».

Адрес: г. Ставрополь, ул. Булкина, 6, Деловой центр, 5-й этаж.
Телефон: (8652) 22-79-79, 22-72-72, факс 22-79-19.
E-mail: kspsk@kspstav.ru

С этим проектом связаны