Создание и внедрение единой системы электронного документооборота и делопроизводства в Администрации города Ставрополя

Создание и внедрение единой системы электронного документооборота и делопроизводства в Администрации города Ставрополя

Ситуация к началу реализации проекта

В Администрации действует многоуровневая вертикально-интегрированная структура, часть подразделений территориально распределены, существует значительный объемом документооборота, осуществляемого в бумажной форме; при работе с документами выполняются сложные схемы документопотоков, применяются разнообразные технологии работы с документами. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводило к тому, что, как правило, в определенный момент невозможно было точно сказать, над какими документами работает какой-либо отдел или исполнитель, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

В связи со сложившимися трудностями в Администрации города Ставрополя было принято решение о внедрении единого комплекса программных средств, на современной технологической платформе, поддерживающей задачи по обеспечению автоматизированных процессов документационного обеспечения.

Выбор системы и исполнителя

В ноябре 2008 года Администрация города Ставрополя провела конкурс на право выполнения работ по созданию единой системы электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) Администрации. Конкурс выиграла группа компания «Бизнес ИТ» и приступила к работам по созданию и внедрению СЭДД.

Было принято решение о внедрении систем «ДЕЛО» и «АРХИВНОЕ ДЕЛО», разработанных компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).

Цели проекта

Главная цель проекта в Администрации г. Ставрополя – создание целостной информационной инфраструктуры, охватывающей все органы местного самоуправления города Ставрополя (в т. ч. территориально обособленные) и организация взаимодействия между ними с использованием современных информационных и коммуникационных технологий.

Создание СЭДД в Администрации г. Ставрополя призвано повысить эффективность муниципального управления за счет:

  • Создания единой информационной базы поддержки принятия управленческих решений.
  • Организации унифицированного порядка индивидуальной и коллективной работы с документами.
  • Обеспечения унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.
  • Обеспечения создания и хранения регистрационных карточек документов, а также текстов документов, подготовленных в электронной форме.
  • Обеспечения автоматизированного контроля над прохождением документов с момента их получения или создания до завершения.
  • Сокращения сроков рассмотрения служебной корреспонденции, писем, жалоб и обращений граждан и юридических лиц, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение.
  • Сокращения сроков создания нормативных актов и организационно-распорядительных документов.
  • Обеспечения автоматизированного контроля над своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.
  • Организации оперативного доступа (в режиме реального времени) работников соответствующим документам, заданиям и информации об их рассмотрении и исполнении; сокращения непроизводительных ручных операций по поиску и обработке информации.
  • Оптимизация потоков документированной информации в бумажном и электронном виде.

Ход проекта

Автоматизация документооборота в администрации города Ставрополя началась в 2008 году и включала в себя 3 основных этапа:

1. Первоначальная закупка и внедрение системы (ноябрь 2008 г. – март 2009 г.)

2. Внедрение второй очереди СЭДД «Дело» (декабрь 2009-январь 2010)

3. Внедрение третьей очереди СЭДД «Дело» (июль-ноябрь 2010)

Далее Администрацией неоднократно закупались дополнительные рабочие места для специалистов. В 2013 г. была приобретена безлимитная лицензия СЭД «Дело».

В настоящее время автоматизировано порядка 700 рабочих мест.

В Администрации города Ставрополя осуществлен частичный переход от бумажного документооборота к электронному. Автоматизация более 80% рабочих мест позволила отказаться от бумажных копий некоторых групп документов.

Во всех подведомственных подразделениях налажена связь с администрацией города по электронной почте через MS Outlook, что позволило отправлять исходящие документы и регистрировать входящие документы через электронную почту в системе «Дело». С Правительством Ставропольского края осуществляется обмен корреспонденцией с помощью Сервера электронного взаимодействия.

Созданная СЭДД призвана обеспечить повышение оперативности и качества работы с документами, усиление контроля исполнения документов и заданий и создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронному документообороту. СЭДД создает необходимые условия для повышения доли интеллектуального производительного труда по работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции.

В настоящее время ведутся работы по развитию системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело». Планируется внедрение электронно-цифровой подписи с целью обеспечения юридически значимого документооборота.

 ЛоготипАдрес: Россия, Ставропольский  край,  город Ставрополь, просп.  К.Маркса 96
 Телефон приемной: (8652) 26- 03-10 
 Телефон доверия главы  администрации города  Ставрополя: (8652) 29-62-63

С этим проектом связаны

Портфель руководителя

для iOS

теперь все документы под рукой на вашем iPad или iPhone

Узнать больше...