Создание комплексной системы документооборота и автоматизации процессов управления в Государственной Думе Ставропольского края

Создание комплексной системы документооборота и автоматизации процессов управления в Государственной Думе Ставропольского края

Ситуация к началу реализации проекта

Деятельность государственных структур непосредственно связана с созданием и обработкой  документов.  Делопроизводство в Государственной Думе  СК было основано на работе с бумажными документами, в соответствии с действующей в России нормативно-правовой базой в сфере делопроизводства и документооборота.

До внедрения комплексной системы документооборота и автоматизации процессов управления в Государственной Думе Ставропольского края использовалось единое хранилище карточек документов. Исключение составляли обращения граждан, которые велись в обособленной базе, доступ к которой имели только специалисты сектора по работе с обращениями граждан.   

В связи с этим, руководством Государственной Думы СК было принято решение о внедрении системы, обеспечивающей автоматизацию всего жизненного цикла документа от его регистрации до списания в дело.

Также ставилась задача автоматизировать процесс прохождения проектов законов, рассматриваемых ГДСК. Структура СЭДД должна была обеспечить как вертикальную, так и горизонтальную интеграцию и разграничение документопотоков подразделений ГДСК. Также ставились цели повышения исполнительской дисциплины, четкого и прозрачного контроля над движением документов, сокращения времени доступа к документам, снижения дублирования информации на различных носителях и многие другие.

Сроки реализации: проект реализовывался в несколько этапов,начиная с декабря 2009 .

Проект осуществила Группа компаний «Бизнес ИТ» (г. Ставрополь)

Цели проекта

Целью проекта является создание единой системы электронного документооборота в Государственной Думе Ставропольского края, которая позволит:

  • упорядочить процессы подготовки, согласования, утверждения (подписания) нормативно-распорядительных и законодательных документов, обеспечить техническую поддержку регламента подготовки и оформления законов, приказов и распоряжений ГДСК;
  • упорядочить процессы контроля исполнительской дисциплины в процессе согласования проектов документов и в процессе исполнения утвержденных (подписанных) документов, обеспечить техническую поддержку контроля исполнения поручений;
  • понизить уровень трудозатрат (материальных, временных) на подготовку, согласование и утверждение организационно-распорядительных документов (ОРД) ГДСК;
  • повысить уровень прозрачности и управляемости процессов документооборота за счет представления средств контроля и отчетности

Выбор системы

Специалисты Государственной Думы Ставропольского края подробно изучили существующий рынок систем электронного документооборота и делопроизводства.

В ходе проведенного анализа, перед системой ставились следующие задачи:

  • обеспечить полный компьютерный учет и контроль движения всех основных документов, обращающихся в органах законодательной власти Ставропольского края.
  • внедрить единую сквозную технологию контроля исполнения документов и заданий. Под этим понимается доведение конкретного задания в электронном виде до организации-исполнителя и работников-исполнителей, возможность оперативного доступа исполнителей в пределах их компетенции к информации о подлежащих исполнению документах и поручениях, возможность оперативного доступа руководителей к информации о ходе рассмотрения документов и исполнения поручений.
  • внедрить технологии, позволяющие в процессе подготовки и подписания документов, создать базу электронных образов документов, принимаемых в органах законодательной власти Ставропольского края. Обеспечить информационную поддержку принятия решений на основе оперативного доступа (по технологии Internet/Intranet) работникам аппарата Государственной Думы Ставропольского края к любому необходимому документу в соответствии с компетенцией.
  • внедрить технологии электронного протоколирования процесса подготовки документов и операций делопроизводства.
  • Подготовить необходимые условия для придания юридической силы электронным документам.
 

В ноябре 2009 года Государственная Дума Ставропольского края провела конкурс на право выполнения работ по созданию единой системы электронного документооборота и делопроизводства, который выиграла группа компания «Бизнес ИТ» и приступила к внедрению СЭДД «ДЕЛО».

Реализация проекта

Государственная Дума Ставропольского края характеризуется многоуровневой структурой, значительным объемом документооборота и сложными схемами документопотоков. Специалистами ООО «Бизнес ИТ» было проведено полное обследование и изучена специфика работы с документами. По результатам данного обследования были выработаны правила настройки системы на технологическую схему документооборота ГДСК.

Следующим этапом была установка системы на рабочих местах делопроизводителей и функциональных сотрудников (руководителей и исполнителей). Также параллельно велась настройка системы, которая включала в себя назначение прав пользователей, заполнение основных и дополнительных справочников.

Для обеспечения выполнения сотрудниками своих обязанностей в СЭДД «Дело» было проведено обучение пользователей по следующим категориям:

  • администратор СЭДД;
  • системный технолог СЭДД;
  • прикладной программист СЭДД;
  • менеджер СЭДД;
  • пользователь СЭДД.
Обучение персонала проводилось как в группах, так и индивидуально на местах. Также проходили семинары и заседания рабочих групп, на которых обсуждалась технология работы структурных подразделений в системе.

Промышленная эксплуатация системы началась в феврале 2010 года. Были автоматизированы следующие участки регистрации:

  1. канцелярия – входящие документы;
  2. сектор по работе с письмами и обращениями - обращения граждан и ответы на них;
  3. приемная председателя Государственной Думы Ставропольского края – приглашения, исходящая корреспонденция;
  4. приемные председателей комитетов и помощники депутатов - входящие документы на имя депутатов ГДСК, исходящие документы;

  5. сектор контроля и обработки служебной переписки – исходящие документы за подписью председателя ГДСК;
  6. протокольно-редакционный отдел – постановления и распоряжения ГДСК.

С использованием системы «Дело» в экспедиции была внедрена технология поточного сканирования, которая позволила отказаться от копий документов. Таким образом, оригинал документа передается ответственному исполнителю, а остальные фигуранты обращаются к нему по системе по средствам поиска или открывая в своем личном кабинете.

Стоит отметить, что система «Дело» позволила автоматизировать процесс прохождения законопроектов. Таким образом, в системе создается карточка проекта закона, в которой постепенно формируется вся информация по нему (пояснительная записка, проект закона, сравнительная таблица, заключения к проекту закона и др.). Далее в системе создается проект постановления ГДСК, который проходит процесс согласования в несколько этапов. Утвержденные на заседании ГДСК проекты постановлений, подписываются председателем в системе и регистрируются в протокольно-редакционном отделе. Затем законопроект передается на рассмотрение Губернатору СК. После его подписания Закон СК поступает в Государственную Думу как входящий документ и регистрируется в экспедиции.

Внедрение СЭДД «Дело» позволило создать шаблоны для подготовки проектов исходящих документов каждого из комитетов ГДСК, организационно-распорядительных документов и документов депутатов ГДСК. В общей сложности специалистами ООО «Бизнес ИТ» было подготовлено более 50 шаблонов, использование которых значительно сократило временные трудозатраты. Исполнителю нужно только выбрать адресата и подписывающего из предложенного списка и внести содержание. В MS Word есть средства для автоматической регистрации проектов документов в системе «Дело».

Одной из задач при внедрении СЭДД было обеспечение юридически значимого документооборота. В настоящее время автоматизация электронной цифровой подписи в Государственной Думе Ставропольского края находится на этапе опытной эксплуатации. ЭП были выписаны на весь депутатский состав, а также руководящий состав аппарата ГДСК. Помимо этого, внедрена программная надстройка для Microsoft WORD – EDSIGN, которая используется для создания и подписания электронного документа ЭП, обеспечивающая полную аналогичность электронного документа бумажному документу на всех стадиях его подписания. При работе с электронным документом становится возможным использовать те же процедуры обработки и подписания документа, которые применяются для бумажных документов.

Результаты проекта

Внедрение СЭДД «Дело» в Государственной Думе Ставропольского края позволило обеспечить:

  • объединение в единый цикл процессов регистрации, исполнения, контроля и хранения ОРД структурных подразделений Государственной Думы Ставропольского края;
  • эффективный контроль над ходом исполнения документов и поручений, что обеспечило сокращение сроков прохождения документов и улучшение исполнительской дисциплины;
  • упрощение маршрутов прохождения документов, повышение оперативности и качества работы исполнителей с ними;
  • сокращение временных и материальных затрат в ходе исполнения и прохождения ОРД;
  • повышение оперативности подготовки аналитических справок и отчетов о ходе исполнения документов и поручений, совещаний, получения отчетности по работе с документами;
  • повышение эффективности работы с законопроектами Государственной Думы Ставропольского края;
  • сокращение времени поиска документов и соответствующей информации;

  • сокращение времени на обмен корреспонденцией с Правительством Ставропольского края с помощью использования Сервера электронного взаимодействия;
  • сокращение затрат на обработку документов и подготовку установленной отчетности за заданные периоды времени.

В результате работы специалистов ГК «Бизнес ИТ» в Государственной Думе Ставропольского края было автоматизировано порядка 200 рабочих мест.

В настоящее время специалисты компании «Бизнес ИТ» оказывают информационно-консультационные услуги по сопровождению программного комплекса.


 Адрес: 355025,  г.Ставрополь, пл.  Ленина, 1
 e-mail: dumask@dumask.ru
 тел./факс: +7 (8652)35-16-84

Сервисы 1С:ИТС для удобной работы

Сдача отчетности в электронном виде из программ 1С
Автоматическое заполнение реквизитов контрагентов
Оценка надежности и мониторинг контрагентов