Внедрение СЭД «Дело» в администрации города Невинномысска

Внедрение СЭД «Дело» в администрации города Невинномысска
До внедрения системы электронного делопроизводства и документооборота в администрации города Невинномысска делопроизводство было основано на работе с бумажными (печатными, письменными) документами.

В процессе работы с бумажными документами сотрудники администрации города Невинномысска часто сталкивались с трудностями, связанными с отслеживанием движения документов, с контролем за исполнительской дисциплиной, с поиском. В результате было принято решение о внедрении единого комплекса программных средств, на современной технологической платформе, поддерживающей задачи по обеспечению автоматизации документооборота.

Сроки реализации: 2009 - 2010 гг.

Проект осуществила группа компаний «Бизнес ИТ» – региональный представитель компании «Электронные Офисные Системы».

Выбор системы и исполнителя

В конце 2009  года администрация города Невинномысска  провела конкурс на право выполнения работ по созданию единой системы электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) администрации. Конкурс выиграла группа компаний «Бизнес ИТ» и приступила к работам по созданию и внедрению СЭДД.

Было принято решение о внедрении системы  «ДЕЛО», разработанной компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Система «ДЕЛО» – это комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Сегодня система фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России. Система «ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию классического делопроизводства, так и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям управления.

Цели проекта

  • Главной целью проекта является создание единой автоматизированной системы электронного документооборота.
  • Создание СЭД призвано обеспечить повышение эффективности муниципального управления за счет:
  • Организации унифицированного порядка индивидуальной и коллективной работы с документами, включающего использование единых принципов регистрации, учета и обработки документов, единой технологии документооборота и ведения баз данных документов.
  • Обеспечения оперативного поиска (подборки) документов по набору реквизитов или по контекстному поиску в текстах документов; исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним.
  • Обеспечения автоматизированного контроля над прохождением документов с момента их получения или создания до завершения исполнения  – отправки, оформления в дело или уничтожения, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов.
  • Сокращения сроков рассмотрения служебной корреспонденции, писем, жалоб и обращений граждан и юридических лиц, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение.
  • Сокращения сроков создания нормативных актов и организационно-распорядительных документов, повышение качества и полноты решения вопросов.
  • Обеспечения автоматизированного контроля над своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.
  • Организации оперативного доступа (в режиме реального времени) работников органов местного самоуправления города Невинномысска в пределах их компетенции к соответствующим нормативным, официальным и служебным документам, заданиям и информации об их рассмотрении и исполнении; сокращения непроизводительных ручных операций по поиску и обработке информации.

Результаты проекта

В администрации города Невинномысска  специалистами компании «Бизнес ИТ» в декабре 2009 г. завершены работы по внедрению системы «ДЕЛО». Автоматизировано 13 рабочих мест. Обучение пользователей проводилось на реальных документах в индивидуальном режиме на рабочих местах и  непосредственно перед запуском системы в опытную эксплуатацию. 

В июне 2010 года был завершен 2-ой этап проекта. Администрацией закуплены для структурных подразделений Невинномысска дополнительные лицензии системы на 21 рабочее место.

На сегодняшний день вся входящая корреспонденция в администрации города Невинномысска регистрируется в СЭДД и передается в электронном виде для дальнейшей обработки. Также осуществляется обмен корреспонденцией с Правительством Ставропольского края с помощью использования Сервера электронного взаимодействия.

Администрация планирует дальнейшее масштабное развитие проекта по автоматизации делопроизводства и документооборота.

Портфель руководителя

для iOS

теперь все документы под рукой на вашем iPad или iPhone

Узнать больше...