Внедрение EOS for SharePoint в ГУП СК «Ставрополькрайводоканал»

Внедрение EOS for SharePoint в ГУП СК «Ставрополькрайводоканал»
Группа компаний «Бизнес ИТ» автоматизировала управление документами в ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» на базе EOS for SharePoint Одно из крупнейших в регионе предприятий - Государственное унитарное предприятие Ставропольского края «Ставрополькрайводоканал», начало внедрение системы управления корпоративным контентом EOS for SharePoint в сентябре прошлого года. В настоящее время ECM-система EOS for SharePoint используется в центральном офисе ГУП и во всех филиалах предприятия. Проект реализует Группа компаний «Бизнес ИТ», партнер ЭОС в Ставропольском крае.

Документы, образующиеся в деятельности ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» – это не только обычная организационно-распорядительная документация и поручения руко-водства, но и большое количество договоров с потребителями, конкурсная документация, заявки на приобретение товаров, работ, услуг для осуществления производственно-хозяйственной деятельности филиалов. Кроме этого, предприятие ведет обширную пере-писку – как с филиалами, так и с внешними контрагентами, результатом чего являются зна-чительный объем документооборота по входящим и исходящим деловым письмам.

До начала проекта процедуры работы с документами на предприятии не были авто-матизированы. Обработка и учет документов велись с помощью бумажных журналов реги-страции. Пересылка корреспонденции в филиалы и получение документов от них осу-ществлялись по электронной почте (она также использовалась для согласования проектов документов), факсу и каналам традиционной почты. Такая схема документооборота уже не отвечала актуальным потребностям – специалисты центрального офиса и филиалов часто сталкивались с трудностями, связанными с поиском документов, отслеживанием их движе-ния, а также контролем исполнения.

Таким образом, основной целью проекта стал постепенный перевод работы с доку-ментами в электронный вид, что должно было существенно сократить время обработки, прохождения документов, обеспечить эффективную систему контроля. Важно частью про-екта стало решение задач коммуникации с филиалами, в том числе при организации биз-нес-процессов согласования проектов документов. При выборе системы учитывалась воз-можность поддержки в дальнейшем силами собственных специалистов предприятия. В июле 2014 года предприятием были закуплены лицензии системы электронного делопроизводства и документооборота EOS for SharePoint. Проект был разбит на ряд по-следовательных этапов:

ПЕРВЫЙ ЭТАП (СЕНТЯБРЬ-ОКТЯБРЬ 2014)

  • анализ документооборота организации, выявление основных документопотоков и ключевых бизнес-процессов, ориентированных на документы;
  • установка и настройка базы данных EOS for SharePoint согласно запросам и структуре ГУП СК «Ставрополькрайводоканал»;
  • настройка рабочих процессов системы;
  • автоматизация рабочих мест специалистов канцелярии, занимающихся регистрацией входящей, исходящей корреспонденции и обращений граждан, а также контролем;
  • автоматизация рабочих мест ответственных делопроизводителей каждого отдела, а также в удаленных филиалах.
#BREAK#

ВТОРОЙ ЭТАП ( ОКТЯБРЬ 2014)

  • индивидуальное обучение работе в системе специалистов ГУП, отвечающих за регистрацию документов и контроль исполнения;
  • групповое обучение работе в системе ответственных делопроизводителей отделов и филиалов;
  • обучение системных технологов, которые в дальнейшем будут сопровождать систему.

ТРЕТИЙ ЭТАП (НОЯБРЬ 2014)

разработка дополнительных печатных и отчетных форм;
разработка инструкций для пользователей по работе в программе;
авторский надзор на этапе опытно-промышленной эксплуатации.

ЧЕТВЕРТЫЙ ЭТАП (ДЕКАБРЬ 2014)

В декабре 2014 года ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» закупило дополнительные рабочие места, предназначенные для сотрудников центрального аппарата. Для их внедрения была произведена дополнительная настройка системы, обучены новые пользователи. Также в рамках данного этапа были подключены все филиалы: в них было установлено по одному рабочему месту для документационного взаимодействия с центральным офисом.

В настоящее время система введена в промышленную эксплуатацию. Общее количество автоматизированных рабочих мест достигло 120. Уже сейчас некоторые филиалы перешли полностью на электронные журналы (регистрируют и входящие, и исходящие документы только в системе), часть филиалов пока регистрируют исходящие документы.

Таким образом, главными результатами проекта стали:

  • автоматизация регистрации входящих, исходящих документов и обращений граждан, отслеживание их движения в организации;
  • автоматизация согласования нормативных документов, договоров и конкурсной документации (согласование проектов осуществляется в системе в электронном виде);
  • обеспечение взаимодействия с территориально удаленными филиалами посредством EOS for SharePoint, что позволило отслеживать исполнение документов в филиалах и рассмотрение их в центральном офисе;
  • значительное упрощение и ускорение процессов поиска документов;
  • автоматизация работы с заявками на приобретение товаров, работ, услуг для осуществления производственно-хозяйственной деятельности филиалов, что обеспечило «прозрачность» данных процессов и уменьшение сроков согласования;
  • повышение исполнительской дисциплины;
  • обеспечение условий для постепенного перехода к безбумажному электронному документообороту.

Напомним, что система EOS for SharePoint на сегодняшний момент является самым популярным на отечественном рынке ECM-продуктом на базе платформы MS SharePoint. Продукт динамично развивается – в прошлом году ЭОС выпустила новую версию системы для платформы MS SharePoint 2013, разработала новые модули (например, «Управление совещаниями»), обновила мобильные клиенты. Система востребована крупными предприятиями со сложным документооборотом, разнообразными бизнес-процессами, разветвленной структурой. Примерами таких компаний, ранее внедривших EOS for SharePoint, являются ОАО «Калужский двигатель», ГК «Термекс», Группа строительных компаний «ВИС», Московская Пивоваренная Компания и др. Востребована система и в государственном секторе, где сферой ее применения являются проекты комплексной автоматизации, объединяющие, как правило, несколько взаимосвязанных организаций.

   ГУП СК «Ставрополькрайводоканал»  выполняет важнейшую социальную  функцию – именно оно предоставляет услуги водоснабжения и водоотведения населению и предприя-тиям всего края. В структуре ГУПа 26 водоснабжающих филиалов и «Кавминводские очист-ные сооружения канализации». Общая численность занятых во всех структурных подразде-лениях ГУП – порядка 8,5 тысяч человек.

Почтовый и юридический адрес: 
355003, г. Ставрополь, ул. Ломоносова, 25 
тел. приемной: (8652) 35-94-91; факс: (8652) 35-67-41 
www.skvk.rue-mailpublic@skvk.ru 


С этим проектом связаны