«1С:Документооборот 8» помогает «Ставропольэнергосбыт» автоматизировать работу с заявками

 «1С:Документооборот 8» помогает «Ставропольэнергосбыт» автоматизировать работу с заявками

Специалисты группы компаний «Бизнес ИТ» завершили внедрение системы «1С:Документооборот 8 КОРП» в компании «Ставропольэнергосбыт». Новая система электронного документооборота, развернутая на 300 рабочих местах, помогла оптимизировать и ускорить работу с заявками, договорами, организационно-распорядительной документацией. Сокращено время на согласование документов, оптимизированы бизнес-процессы. Усилен контроль за исполнением документов. Организована работа с исками и исполнительными документами, в том числе и в филиалах. Автоматизирована работа с почтовыми реестрами по исходящим документам.

ПАО «Ставропольэнергосбыт» является самым крупным гарантирующим поставщиком электроэнергии в Ставропольском крае и одной из авторитетных энергосбытовых компаний Юга России, имеющей прямой выход на федеральный оптовый рынок электроэнергии и мощности. Высокая репутация «Ставропольэнергосбыта» подтверждена не только результативной и стабильной работой, но и положительными отзывами многочисленных партнеров.  В составе компании -  восемь отделений в Ставрополе, Георгиевске, Буденновске, Изобильном, Светлограде, Ессентуках, а также 34 участка во всех районах, которые осуществляют энергоснабжение практически 90% территории Ставропольского края. 

Ежемесячно в Управлении ПАО «Ставропольэнергосбыт» формируется около 500 заявок на оплату, которые формируются сотрудниками управления инициативно или на основании служебной записки отделения. Для своевременного выполнения этих заявок необходимо их оперативно согласовывать с заинтересованными лицами и исполнять. 

Кроме того, организация ведет исковую деятельность как в управлении, так и в удаленных отделениях, ежемесячно формируются отчеты по данному направлению. В программе учитываются исполнительные листы. 
Ранее документооборот на предприятии был автоматизирован с помощью программы «Евфрат». В программе велась регистрация всех видов документов, согласование, выдавались поручения, существенный минус программы это невозможность работы с контрагентами и медленная работа в программе, необходимость более качественного учета договоров и сроков их действия.

Руководство компании приняло решение о переходе на новую систему электронного документооборота для улучшения качества работы, автоматизации бизнес-процессов, усилить контроль исполнительской дисциплины сотрудников. Был необходим перенос договоров, приказов по основной деятельности, распоряжений из системы «Евфрат» и необходимо перенести базу контрагентов из 1С: Бухгалтерии, эксплуатируемой в организации. 
Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот 8 КОРП». Партнером по внедрению стала ГК «Бизнес ИТ» (г. Ставрополь), имеющая большой опыт внедрения систем электронного документооборота.
Всего за три месяца система была развернута на 300 рабочих местах во всех подразделениях организации, в том числе и в удаленных отделениях и участках

Ключевые итоги проекта: 

• Из системы «Евфрат» перенесены следующие группы документов: Договоры по хозяйственной деятельности, приказы по основной деятельности, распоряжения и приказы по личному составу. Перенесены контрагенты из базы «1С:Бухгалтерия предприятия».Настроена интеграция с «1С:Бухгалтерия предприятия» в части обмена контрагентами и договорами. Это сокращает время на заполнение реквизитов контрагентов и уменьшает количество ошибок при оформлении документов.

• Автоматизирована регистрация и обработка заявок. Каждой заявке в системе присваивается порядковый номер, сотрудники заполняют обязательные реквизиты (корреспондент, содержание, сумму, связывают с договором) и прикрепляют электронный образ документа. После регистрации система предлагает маршрут, который отличен по отделам и создает задачи на согласование и исполнение заявок. На этапе согласования заявки отделом бизнес-планирования и бюджетирования в ней, по нажатию кнопки, происходит расчет лимитов по статьям ддс. Этот расчет помогает сотрудникам отдела анализировать расход лимитов по статьям, учитывать перерасходы и строить отчеты. При исполнении заявки автоматически создается платежка в 1С:Бухгалтерии предприятия и после оплаты возвращается в 1С:Документооборот с печатной формой платежки, инициатор может отслеживать оплату своей заявки.

• Автоматизирована работа с кадровыми документами: приказами о переводе работника, приказами о предоставлении отпуска, приказами о расторжении трудового договора, благодаря настройке интеграции с 1С:Зарплата и управление персоналом. Документы создаются в 1С:ЗУП, затем автоматически формируются с печатной формой в 1С:Документооборот и направляются на исполнение сотрудникам, что позволило ускорить отправку и возврат кадровых документов сотрудникам удаленных подразделений.

• Автоматизирована работа с исками, настроены специальные реквизиты, расчет по многим реквизитам ведется автоматически, настроены отчеты. Реализована работа с исполнительными листами в управлении и во всех удаленных отделения.

• Оперативная обработка и согласование договоров позволяет предприятию выстраивать более эффективные отношения с поставщиками и заказчиками. Срок от согласия на сотрудничество до реальных поставок продукции сократился в два раза – с 10-12 до 5-6 рабочих дней.

• В системе налажен механизм выдачи поручений и контроля их исполнения, настроено оповещение пользователей о поставленных задачах и установленных для них сроках. Теперь руководители в режиме реального времени могут оценить, сколько времени каждый документ находился на обработке у специалиста. Исполнительская дисциплина сотрудников повысилась.

Директор по техническим вопросам ПАО «СтавропольЭнергосбыт» Валентин Шерстобитов отмечает: «1С:Документооборот 8» позволил нам упорядочить работу с документами. Система позволила наладить контроль за исполнением поручений, систематизировать процессы подготовки и согласования документов, уменьшить сроки реагирования на заявки, началось создание электронного архива договоров энергоснабжения, все это позволило минимизировать риски потери документов и автоматизировать многие участки работы управления и удаленных отделений и участков.. 

fl_logo.gifПАО «Ставропольэнергосбыт» образовано в 2005 году. Сегодня ПАО «Ставропольэнергосбыт» является самым крупным гарантирующим поставщиком электроэнергии в Ставропольском крае

Главные преимущества, сформированные за годы стабильной работы, – это опыт, надежность и высокий профессионализм команды, возможность предложить своим потребителям широкий спектр услуг, современные технологии и наиболее комфортные условия обслуживания.

Основными задачами компании являются покупка электроэнергии на оптовом и реализация ее на розничном рынке, обеспечение качественного и бесперебойного энергоснабжения  потребителей края, улучшение показателей финансово-хозяйственной деятельности, информационная открытость и, конечно, неукоснительное соблюдение прав и законных интересов акционеров компании, рост ее капитализации и конкурентоспособности. 

С этим проектом связаны

Портфель руководителя

для iOS

теперь все документы под рукой на вашем iPad или iPhone

Узнать больше...