Внедрение СЭД «Дело» в Администрации Левокумского района

Внедрение СЭД «Дело» в Администрации Левокумского района

До внедрения системы электронного делопроизводства и документооборота в Администрации Левокумского муниципального района обработка и учет документов велись с помощью бумажных журналов регистрации. Обмен документами с удаленными управлениями и отделами, являющимися отдельными юридическими лицами, осуществлялся также на бумажных носителях или с помощью электронной почты. Контроль осуществлялся при помощи таблицы Excel. В итоге Главой администрации было принято решение об автоматизации документооборота и создании единой системы на базе современных программных средств.

Цели проекта:

  • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
  • Регистрация движения бумажного документов внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении;
  • Организация поиска документов;
  • Контроль за исполнением поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
  • Учет движения оригиналов и копий документов;
  • Автоматизация обмена документами, поручениями с удаленными управлениями и отделами.

Выбор системы

Специалистами администрации было проведено обследование рынка автоматизированных систем электронного документооборота по результатам которого был сделан выбор в пользу системы «ДЕЛО», разработанной компанией «Электронные офисные системы» (г.Москва).

Реализация проекта. Ход выполнения работ:

На первоначальном этапе (в ноябре 2010 года) было закуплено и установлено 14 рабочих мест системы в аппарате администрации, а также две опции «Сканирование». В декабре 2011 году было дополнительно приобретено 9 рабочих мест для автоматизации удаленных управлений и отделов.
В ходе реализации проекта:
  • проведено предпроектное обследование существующего документооборота в результате которого Заказчику были выданы рекомендации по оптимизации движения документов и контролю исполнению поручений, а также выработаны правила настройки системы;
  • подготовлена рабочая база данных (заполнены основные и дополнительные справочники, описаны права и произведена регистрация пользователей системы;
  • разработаны технологические инструкции и краткие инструкции для пользователей;
  • проведено индивидуальное обучение пользователей;
  • осуществлен запуск системы в промышленную эксплуатацию.

Результаты и перспективы проекта:

  • Автоматизирован процесс регистрации всех видов документов;Появилась возможность привлечения к выполнению одной операции сразу нескольких специалистов за счет работы с документами в единой многопользовательской базе;
  • Сократилось количество затрачиваемого времени на обработку и передачу документов;
  • Автоматизирован контроль за исполнением поручений;
  • Создан электронный архив документов с возможностью удобного поиска и просмотра взаимосвязей документов;

В планах развития системы — увеличение рабочих мест и переход на работу с проектами документов в электронном виде.

521.png  Адрес: 357960, Ставропольский край, Левокумский район, с. Левокумское, ул. Карла Маркса, 17

  Телефон: 8 (86543) 3-15-11 факс: 8 (86543) 3-14-93     

  Эл. почта: lev_admin@mail.ru



С этим проектом связаны