Внедрение СЭД «Дело» в Администрации г. Пятигорска

Внедрение СЭД «Дело» в Администрации г. Пятигорска

Создание комплексной системы электронного документооборота и делопроизводства администрации города Пятигорска.

Проект осуществила

Группа компаний «Бизнес ИТ» — Золотой дилер компании «Электронные Офисные Системы» (г. Москва).

Ситуация к началу реализации проекта:

До внедрения системы электронного делопроизводства и документооборота в администрации города Пятигорска делопроизводство было основано на работе с бумажными (печатными, письменными) документами.

В Администрации действует многоуровневая вертикально-интегрированная структура, часть подразделений территориально распределены и удалены от здания Администрации города Пятигорска, существует значительный объем документооборота, осуществляемого в бумажной форме; при работе с документами выполняются сложные схемы документопотоков, применяются разнообразные технологии работы с документами.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводило к тому, что, в процессе работы с бумажными документами сотрудники часто сталкивались с трудностями, связанными с отслеживанием движения и поиском документов, с контролем за исполнительской дисциплиной. В результате было принято решение о внедрении единого комплекса программных средств, на современной технологической платформе, поддерживающей задачи по обеспечению автоматизации документооборота.

Выбор системы и исполнителя:

В конце 2012 года правительством СК было куплено одно рабочее место с тонким клиентом «Дело-Web» для администрация города Пятигорска. Ознакомившись с возможностями и функционалом предложенной системы, администрацией было принято решение о внедрении системы «ДЕЛО», разработанной компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Система «ДЕЛО» — это комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Сегодня система фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России. Система «ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию классического делопроизводства, так и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям управления.

Администрация города Пятигорска провела конкурс на право выполнения работ по созданию единой системы электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) Администрации. Конкурс выиграла группа компания «Бизнес ИТ» и приступила к работам по созданию и внедрению СЭДД.

Цели проекта:

Главной целью проекта является создание единой автоматизированной системы электронного документооборота.

Создание СЭД призвано обеспечить повышение эффективности управления за счет:

  • Организации унифицированного порядка индивидуальной и коллективной работы с документами, включающего использование единых принципов регистрации, учета и обработки документов, единой технологии документооборота и ведения баз данных документов.
  • Обеспечения оперативного поиска (подборки) документов по набору реквизитов или по контекстному поиску в текстах документов; исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним.
  • Обеспечения автоматизированного контроля за прохождением документов с момента их получения или создания до завершения исполнения — отправки, списания в дело или уничтожения, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов.
  • Сокращения сроков рассмотрения служебной корреспонденции, писем, жалоб, обращений граждан и юридических лиц, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение.
  • Сокращения сроков создания нормативных актов и организационно-распорядительных документов, повышение качества и полноты решения вопросов.
    Обеспечения автоматизированного контроля за своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.
  • Организации оперативного доступа (в режиме реального времени) работников органов местного самоуправления города Пятигорска в пределах их компетенции к соответствующим нормативным, официальным и служебным документам, заданиям и информации об их рассмотрении и исполнении; сокращения непроизводительных ручных операций по поиску и обработке информации.

Результаты проекта

  • В администрации города Пятигорска специалистами компании «Бизнес ИТ» в апреле 2013 г. завершены работы по внедрению системы «ДЕЛО». Автоматизировано 57 рабочих мест. Обучение пользователей проводилось на реальных документах в индивидуальном порядке на рабочих местах и непосредственно перед запуском системы в опытную эксплуатацию.

  • На сегодняшний день вся входящая корреспонденция в администрации города Пятигорска регистрируется в СЭДД и передается в электронном виде для дальнейшей обработки.

  • Администрация планирует дальнейшее развитие проекта по автоматизации делопроизводства и документооборота.

piatig_new.jpgПятигорская городская администрация обеспечивает выполнение государственных и региональных программ социально-экономического и культурного развития, программ охраны окружающей среды, а в местах компактного проживания коренных народов и национальных меньшинств также программ их национально-культурного развития.

Почтовый и юридический адрес:
357500, Ставропольский край, г. Пятигорск, пл. Ленина, 2
тел.: +7(8793)33-03-03, факс: 33-29-84
www.pyatigorsk.org

С этим проектом связаны

Портфель руководителя

для iOS

теперь все документы под рукой на вашем iPad или iPhone

Узнать больше...