Внедрение СЭД «Дело» в Администрации г. Владикавказа

Внедрение СЭД «Дело» в Администрации г. Владикавказа
Специалисты компании «Бизнес ИТ» успешно завершили проект по внедрению системы электронного делопроизводства и документооборота в администрации города Владикавказа.

Одну из задач по внедрению современных методов работы в администрации Владикавказа решили начать с создания системы автоматизации делопроизводства и документооборота.

Прежняя программа, разработанная специалистами администрации, со временем перестала соответствовать современным требованиям. В этой системе сотрудники не могли отследить сроки рассмотрения документов и получить интересующую информацию в нужном виде.

До начала проекта, специалисты администрации Владикавказа ознакомились с системой «ДЕЛО» и ее функционалом, а также удобством и преимуществами использования в аналогичных государственных структурах, где она уже успешно внедрена. Положительный опыт внедрения этой системы в различных органах власти субъектов Российской Федерации, явился одной из главных причин выбора системы «ДЕЛО». #BREAK#

Сроки реализации проекта

С февраля 2010 года по февраль 2014 года.

Цели и задачи проекта

Создание единой системы электронного документооборота в администрации города Владикавказа, которая позволит:
  • упорядочить процессы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
  • упорядочить процессы контроля исполнительской дисциплины;
  • повысить прозрачность и управляемость процессов документооборота за счет представления средств контроля и отчетности.

Результат проекта

  • На первом этапе проекта были автоматизированы 11 рабочих мест в Управлении документационного обеспечения деятельности АМС г. Владикавказа и приема граждан. Тогда же были приобретены поточные сканеры, которые стали использоваться для перевода в электронный вид документов, проходящих через Управление.
  • Расширение масштабов использования системы через подключение новых подразделений, пользователей, а также освоение дополнительного функционала шло постепенно. Следующим этапом стало внедрение системы во всех отделах, управлениях, комитетах и префектурах муниципалитета. Рабочие места получили руководители данных структур, а также делопроизводители.
  • В июле 2013 года Администрация местного самоуправления г. Владикавказа сделала очередной шаг к полностью электронному документообороту: пользователями системы «Дело» стали сотрудники структурных подразделений, отвечающие за предоставление муниципальных услуг, а также МБУ «Владикавказский правовой центр». По желанию заказчика были разработаны дополнительные отчетные и печатные формы.
    В настоящее время в АМС г. Владикавказа около 130 рабочих мест системы «Дело». Создана и постоянно пополняется единая база электронных документов. Помимо стандартных задач регистрации организационно-распорядительных документов, входящей и исходящей корреспонденции, в системе автоматизирован учет исковых документов и дел, а также обращений по муниципальным услугам с учетом их специфики. Теперь каждый специалист Администрации и ее подразделений, работающий с муниципальными услугами, может видеть, на каком этапе исполнения находится обращение, какое по нему принято решение и выдан ли документ заявителю. Оценивая итоги проекта и эффект от внедрения системы, заместитель руководителя аппарата АМС г. Владикавказа Виталий Бузоев отметил следующее: «Внедрение системы Дело обеспечило повышение оперативности и качества работы с документами, снизило трудозатраты, сократило издержки на управление, повысило уровень контроля исполнения документов и заданий. Внедрение было проведено на высоком профессиональном уровне, в четком соответствии с разработанными планами. При внедрении системы были учтены все возникающие по ходу замечания и предложения».

Четвертый этап

Включал решение Администрации г. Владикавказа об использовании системы «Архивное Дело», призванной обеспечить безопасное хранение, оперативный доступ и эффективную работу с архивными документам. Новый этап стартовал в январе 2014 года предусматривал запуск работы системы в большинстве структурных подразделений администрации, обучение пользователей и внедрение дополнительных опций.

Ход выполнения работ:
  • Распределение закупленных лицензий в структурных подразделениях администрации местного самоуправления г. Владикавказ Республики Северная Осетия-Алания;
  • Анализ данных, предоставленных заказчиком и проведение настройки системы на их основании;
  • Установка серверной части системы;
  • Установка рабочих мест;
  • Установка и настройка опции «Сканирование»;
  • Обучение пользователей индивидуально на местах;
  • Обучение технолога системы;
  • Согласование технических заданий на дополнительные отчетные формы и программирование дополнительных отчетных форм.

ОСОБЕННОСТИ РЕАЛИЗАЦИИ

Каждое структурное подразделение самостоятельно занимается подготовкой, передачей документов во внутренний архив администрации местного самоуправления г. Владикавказ.

РЕЗУЛЬТАТ

  • Установлено 14 рабочих мест системы;
  • Обучено 14 пользователей индивидуально на местах и 1 системный технолог;
  • Установлена серверная часть;
  • Установлена и настроена опция «Сканирование»;
  • Разработана 1 дополнительная форма отчета.

ПЕРСПЕКТИВЫ

  • Дальнейшее увеличение количества пользователей, работающих в системе;
  • Включение в работу префектур г. Владикавказ;
  • Постепенный переход на безбумажное хранение по определенным группам документов.

vladikavkaz_gerb.jpg Почтовый и юридический адрес: 

362040, РСО-Алания, г. Владикавказ, пл. Штыба, 2 
тел.: +7 (8672) 75-34-35, факс: +7 (8672) 75-34-35
www.vladikavkaz-osetia.ru, e-mail: vladikavkaz@rso-a.ru

С этим проектом связаны