Внедрение СЭД «Дело» в Правительстве Республики Северная Осетия-Алания

Внедрение СЭД «Дело» в Правительстве Республики Северная Осетия-Алания
Группа компаний «Бизнес ИТ», партнер ЭОС на Северном Кавказе, завершила внедрение системы электронного документооборота в органах исполнительной власти и местного самоуправления Республики Северная Осетия-Алания. В качестве единой программной платформы для автоматизации в республиканских органах власти была выбрана система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы».

Летом 2012 года Правительством Республики Северная Осетия-Алания было принято решение о создании единой системы электронного документооборота. На начальной стадии внедрения доступ в СЭД получили подразделения Администрации Главы и Правительства Республики, а также все органы исполнительной власти. На первом этапе проекта (август—сентябрь 2012 года) пользователями системы стали преимущественно специалисты служб документационного обеспечения.
Новый этап проекта, стартовавший осенью 2013 года, предусматривал дальнейшее развитие единой системы электронного документооборота: существенное увеличение количества рабочих мест, запуск работы с проектами документов и внедрение дополнительных опций. В проекте были задействованы все республиканские органы исполнительной власти (28 организаций) и органы местного самоуправления (8 организаций).
#BREAK#

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в органах власти в качестве единой системы документооборота должно было решить следующие задачи:

  • создание единой информационной базы поддержки принятия управленческих решений;
  • оптимизация потоков документированной информации в системе органов исполнительной власти Республики Северная Осетия-Алания;
  • внедрение унифицированного порядка работы с документами (единых принципов их регистрации, учета и обработки);
  • создание единой базы данных регистрационных карточек и файлов документов, подготовленных в электронной форме, с возможностью оперативного поиска по реквизитам и тексту файла;
  • обеспечение контроля прохождения документов с момента их получения или создания до завершения исполнения;
  • исключение потерь документов;
  • сокращение сроков рассмотрения и повышение качества решения вопросов, изложенных в поступающих в органы власти обращениях граждан и организаций;
  • сокращение сроков разработки правовых актов; автоматизация контроля исполнения документов, поручений и указаний руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения.

В рамках проекта специалистами компании «Бизнес ИТ» были проведены следующие работы:

  • Установлено 430 дополнительных рабочих мест системы «ДЕЛО». На основании анализа сложившейся практики документооборота и в соответствии с пожеланиями заказчика проведены дополнительные настройки СЭД.
  • Проведено обучение 10 групп пользователей, 2 группы технологов, 1 группы программистов. Всего обучено 430 пользователей индивидуально на местах, 89 пользователей в группах, 22 системных технолога. В процессе обучения с пользователями системы проведена «работа над ошибками» — разобраны типичные ситуации, возникающие в результате неправильных действий пользователей, показаны оптимальные алгоритмы работы в СЭД.
  • В районных администрациях развернуты отдельные сервера, проведена установка и настройка отдельных баз данных.
  • Проведена настройка подсистемы «Сервер электронного взаимодействия». Эта подсистема предназначена для организации электронного взаимодействия между Администрацией Главы и Правительства Республики Северная Осетия-Алания и администрацией местного самоуправления города Владикавказ.
  • Установлены и настроены рабочие места дополнительной опции «Сканирование». Итогом данного этапа стало существенное расширение числа пользователей СЭД «ДЕЛО» — сегодня в системе работают самые различные категории должностных лиц (от делопроизводителей до начальников отделов министерств и ведомств).

  • В апреле 2014 года начался 4-й этап по развития системы электронного документооборота и делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Северная Осетия-Алания и органах местного самоуправления Республики Северная Осетия-Алания.

В рамках данного этапа было закуплено и установлено:

  • 320 дополнительных рабочих мест СЭД «Дело» для ОИВ РСО-А и органов местного самоуправления РСО-А;
  • 10 мест программы «Портфель руководителя»;
  • 10 мест опции «Информер»;
  • 5 мест «Сканирование».

    Также в рамках данного этапа база данных программы была перенесена на более мощный сервер, что позволило повысить производительность работы системы. Обучение новых пользователей проводилось как в группах, так и индивидуально на рабочих местах.
    Налажено общение между органами исполнительной власти Республики Северная Осетия-Алания и органами местного самоуправления Республики Северная Осетия-Алания по средством электронной почты, т. е. теперь для того чтобы отправить документ необходимо нажать на одну кнопку в программе Дело и документ будет у адресата.
    После внедрения дополнительных мест СЭД Дело запущен процесс согласования ответов и инициативных писем в электронном виде.

В рамках пятого этапа, который был реализован весной 2015 года было установлено дополнительно 330 рабочих мест СЭД «Дело», были проведены индивидуальные и групповые обучения по курсу «Пользователь СЭД «Дело». Также в тестовую эксплуатацию запущены 5 мест с использованием ЭП. 

Достигнутые результаты:

  • В системе работают 1090 пользователей. В единую базу данных объединены все органы исполнительной власти РСО-А;
  • В органах местного самоуправления РСО-А автоматизированы не только участки регистрации, но и некоторые отделы;
  • Налажено общение между органами исполнительной власти и органами местного самоуправления Республики Северная Осетия-Алания посредством электронной почты;
  • Повышение исполнительской дисциплины;
  • Уменьшение времени на поиск документов;
  • Прозрачность исполнения документов;
  • Автоматизирован процесс получения отчетности;
  • Заложены основы для полноценной организации оказания услуг гражданам в электронном виде;
  • Сокращено время доставки и прохождения документов.

    В настоящий момент специалисты ГК «Бизнес ИТ» осуществляют техническое сопровождение системы электронного документооборота и делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Северная Осетия-Алания и органах местного самоуправления Республики Северная Осетия-Алания.

СЭДД «ДЕЛО» в органах исполнительной власти и местного самоуправления Республики Северная Осетия-Алания: переход к 5-му этапу
photo.jpgПочтовый и юридический адрес:

Республика Северная Осетия-Алания, г. Владикавказ
пл. Свободы д. 1, Дом Советов
тел. (8672) 53-57-72
www.rso-a.ru

С этим проектом связаны

Сервисы 1С:ИТС для удобной работы

Сдача отчетности в электронном виде из программ 1С
Автоматическое заполнение реквизитов контрагентов
Оценка надежности и мониторинг контрагентов