Внедрение СЭД «Дело» в мэрии города Черкесска

Внедрение СЭД «Дело» в мэрии города Черкесска
До внедрения системы электронного делопроизводства и документооборота в Мэрии муниципального образования г. Черкесска обработка и учет документов велись с помощью бумажных журналов регистрации и разрозненных, устаревших и полноценно нефункционирующих программных продуктов. В результате чего, специалисты Мэрии часто сталкивались с трудностями, связанными с отслеживанием движения и поиском документов, с контролем за исполнительской дисциплиной.

В конце 2012 года Администрацией Главы и Правительства Карачаево-Черкесской республики было куплено одно рабочее место программного продукта СЭД «Дело» для Мэрии муниципального образования г. Черкесска для осуществления обмена корреспонденцией. Ознакомившись с возможностями и функционалом предложенной системы, Мэрией было принято решение приобрести еще одно дополнительное место с целью автоматизации регистрации входящей и исходящей корреспонденции Мэрии. 

Сроки реализации: 

Проект был реализован в два этапа. Первый этап 28.09.2012-05.10.2012 включал в себя автоматизацию рабочих мест специалистов канцелярии, занимающихся регистрацией входящей и исходящей корреспонденции. На втором этапе 04.08.2014 – 08.08.2014 рабочими местами в СЭД «Дело» были обеспечены специалисты отдела по работе с обращениями граждан, специалист, осуществляющий контроль за исполнением документов, специалист, занимающийся регистрацией поступающих и внутренних нормативно-правовых документов.

Задачи/цели проекта:

  • Создание единой автоматизированной системы электронного документооборота и ведение базы данных электронных копий документов.
  • Обеспечение оперативного поиска (подборки) документов по набору реквизитов исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним.
  • Ведение электронной базы нормативно-правовой документации и обеспечение оперативного контроля за ее исполнением.
  • Сокращение временных и материально-технических затрат на обработку корреспонденции (расходные материалы, копировально-множительное оборудование).
  • Обеспечение автоматизированного контроля за своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.
  • Оперативный обмен корреспонденцией с Администрацией Главы и Правительства Карачаево-Черкесской республики средствами СЭД «Дело»

Суть проекта:

В ходе реализации проекта была развернута и настроена база СЭД «Дело» под структуру и правила ведения делопроизводства Мэрии муниципального образования г. Черкесска. Специалистами «Бизнес ИТ» проведены индивидуальные обучения на местах семи пользователей в соответствии с выполняемыми ими функциями. В период между этапами внедрения осуществлялось консультирование пользователей по вопросам, возникающих в ходе работы в системе, а также велась корректировка справочников СЭД.

Ход выполнения работ:

  1. Обследование и анализ данных, предоставленных заказчиком.

  2. Закупка программного обеспечения;

  3. Настройка системы;

  4. Установка системы;

  5. Обучение персонала клиента на местах;

  6. Ввод системы в эксплуатацию;

  7. Опытно-промышленная эксплуатация системы. Авторский надзор.

Результаты проекта:

В Мэрии муниципального образования г. Черкесска  специалистами компании «Бизнес ИТ» в августе 2014 г. завершен второй этап внедрения системы . По результатам второго этапа автоматизировано 7 рабочих мест. Обучение пользователей проводилось на реальных документах в индивидуальном порядке на рабочих местах и непосредственно перед запуском системы в опытную эксплуатацию. 

На сегодняшний день вся входящая и исходящая корреспонденция, а также нормативно-правовая документация Мэрии регистрируется в СЭД, происходит обмен корреспонденцией с  Администрацией Главы и Правительства Карачаево-Черкесской республики в электронном в виде.

Мэрия планирует дальнейшее развитие проекта по автоматизации делопроизводства и документооборота.

Перспективы

  1. Разработка печатных и отчетных форм.
  2. Организация оперативного доступа (в режиме реального времени) работников структурных подразделений в пределах их компетенции к соответствующим нормативным, официальным и служебным документам, заданиям и информации об их рассмотрении и исполнении за счет приобретения дополнительных рабочих мест в СЭД.
  3. Постепенный переход на безбумажный документооборот в пределах определенных документопотоков.
 Почтовый адрес мэрии города Черкесска:

 369000, Карачаево-Черкесская Республика, г. Черкесск, пр. Ленина, 54-а

 e-mail для юридических лиц: cherk09t010@mail.ru

Портфель руководителя

для iOS

теперь все документы под рукой на вашем iPad или iPhone

Узнать больше...