Внедрение системы «Архивное дело» в Народном собрании (Парламенте) Карачаево-Черкесской республики

Внедрение системы «Архивное дело» в Народном собрании (Парламенте) Карачаево-Черкесской республики
Парламент Карачаево-Черкесской Республики управляет архивом бумажных документов с помощью системы «Архивное дело». Внедрение осуществлено специалистами Группы компаний «Бизнес ИТ». 

Клиент:

Народное собрание(Парламент) Карачаево-Черкесской республики.

В 2010 году Парламентом КЧР было принято решение по покупке одного рабочего места системы «Архивное Дело» для автоматизации работы специалиста, отвечающего за учет и хранение дел документов, вышедших из оперативного делопроизводства, в соответствии с действующими нормами и стандартами.

С учетом опыта работы в уже функционирующей системе «Архивное Дело» в рамках дальнейшего развития использования СЭД Парламентом КЧР было приобретено 15 рабочих мест СЭД «Дело».

Таким образом, автоматизация делопроизводственной деятельности, документационного и информационного обеспечения в Народном Собрании (Парламенте) Карачаево-Черкесской Республики проходила в несколько этапов.
Сроки реализации:Первый этап (внедрение системы «Архивное Дело») был реализован в 2010 г. Второй этап внедрение 15 рабочих мест в СЭД «Дело» — 2012 г. Также в 2013 и 2014 г. были приобретены дополнительные рабочие места.

Проект осуществила:

Группа компаний «Бизнес ИТ» — Золотой дилер компании «Электронные Офисные Системы» (г. Москва).

Задачи/цели проекта:

  • Создание электронного архива документов
  • Создание единой информационной базы поддержки принятия управленческих решений
  • Организация единого порядка работы с документами в Народном Собрании (Парламенте) Карачаево-Черкесской Республики
  • Обеспечить надежность хранения информации
  • Обеспечить оперативного поиска (подборки) документов по набору реквизитов
  • Осуществление контроля за своевременным исполнением на всех уровнях управления поручений вышестоящих органов власти, указаний и поручений руководства, писем и обращений граждан, обращений учреждений и организаций
  • Организация оперативного доступа (в режиме реального времени) работников аппарата Народного Собрания (Парламента) Карачаево-Черкесской Республики в пределах их компетенции к соответствующим нормативным, официальным и служебным документам

Суть проекта:

  1. Адаптация ПО на основании проведения мероприятий по анализу информации Заказчика и выработки правил модификации системы под технологическую схему документооборота.
  2. Установка серверной части ПО («Архивное Дело», СЭД «Дело»).
  3. Установка клиентской части ПО («Архивное Дело», СЭД «Дело»).
  4. Установка дополнительных опций:
  5. - поточное сканирование для системы «Архивное Дело»;
  6. - сканирование для СЭД «Дело»).
  7. Обеспечение разграничения доступа к базе данных систем и регистрация пользователей.
  8. Заполнение базовых справочников базы данных.
  9. Заполнение дополнительных справочников базы данных.
  10. Обучение технолога системы.
  11. Поэтапный ввод системы в действие, обучение на местах.
  12. Авторский надзор, консультации на этапе промышленной эксплуатации.
Необходимо отметить, что обучение пользователей проводилось индивидуально на рабочих местах. В промежутке между этапами и по настоящие время проводится консультация пользователей и технолога по вопросам, связанным с работой в системах.

Результаты проекта:

С помощью системы «Архивное Дело» автоматизированы следующие функциональные обязанности работников Управления документационного обеспечения:

- составление номенклатуры дел;

- систематизация дел и документов в архиве;

- быстрый поиск дел по значениям их реквизитов (по установленному критерию отбора);

- формирование и оформление дел для последующей их передачи на архивное хранение;

- проведение экспертизы ценности (контроль сроков хранения и выделение дел к уничтожению).

Также на данный момент рабочими местами в СЭД «Дело» обеспечены 19 сотрудников Народного Собрания (Парламента) КЧР. Внедрение СЭД «Дело» позволило достигнуть следующих результатов:

- автоматизированы участки регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

- улучшены показатели исполнительской дисциплины за счет использования функции контроля исполнения;

- сокращены сроки поступления документов исполнителям;

- достигнута прозрачность прохождения документов;

- автоматизирован процесс получения отчетности.

 Адрес:Карачаево-Черкесская республика, г. Черкесск, ул.  Красноармейская, 54
 E-mailnskchr09@gmail.com

 Сайт: parlament09.ru/


С этим проектом связаны