Автоматизация работы с документами в комитете экономического развития и торговли

6 Сентября 2010

Автоматизация работы с документами в комитете экономического развития и торговли

До внедрения СЭДД «ДЕЛО» в комитете экономического развития и торговли администрации г. Ставрополя регистрация всех видов документов (входящих, исходящих, обращений граждан, организационно-распорядительных) велась в бумажном виде.

В процессе работы с документами сотрудники комитета часто сталкивались с трудностями связанными с отслеживанием движения документов, контролем исполнительской дисциплины и поиском.

Структуру комитета экономического развития и торговли администрации г. Ставрополя можно разделить на три ветви отделов. Руководством комитета было принято решение сначала внедрить систему по одной ветви с целью полной автоматизации отделов.

В результате внедрения специалисты компании «Бизнес ИТ»:

  • автоматизировали регистрацию входящих, исходящих документов и обращений граждан;
  • настроили внешний вид реестра внутренней передачи документов, посредством которого передаются документы исполнителям;
  • с помощью электронной почты настроили связь с администрацией города Ставрополя.

Все группы документов в системе регистрируются секретарем, который также контролирует исполнение документов. Специалисты автоматизированных отделов самостоятельно осуществляют поиск и отрабатывают документы в системе.

Благодаря автоматизации работы с входящими, исходящими и внутренними документами, осуществлять контроль и поиск стало значительно легче. Теперь вместо того, чтобы искать информацию, пролистывая и просматривая многочисленные строки журнала, достаточно указать критерии поиска (№ документа, дату регистрации и т.п.). Стандартные отчеты позволяют контролировать исполнение документов, не требуя временных затрат.