В администрации Промышленного района используется электронный документооборот

2 Сентября 2010

В администрации Промышленного района используется электронный документооборот

До внедрения СЭДД «ДЕЛО» в администрации Промышленного района г.Ставрополя была автоматизирована только регистрация обращений граждан, а также организационно-распорядительных документов (а именно - распоряжений главы района). Все остальные документы регистрировались в журналах вручную. В некоторых отделах администрации Промышленного района г. Ставрополя осуществлялась перерегистрация входящих документов, в собственных журналах, поэтому одному документу присваивалось несколько номеров.

Часть входящих документов поступала сразу в отдел жилищно-коммунального хозяйства и регистрировалась только там.

Таким образом, до внедрения СЭДД «ДЕЛО» в администрации Промышленного района г.Ставрополя регистрация, поиск и контроль документов были трудоемкими и требовали значительных временных затрат. А к существующим базам имели доступ только регистраторы.

В результате внедрения СЭДД «ДЕЛО» в администрации Промышленного района г.Ставрополя специалистами ООО «Бизнес ИТ» была налажена регистрация всех групп документов: входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных; настроена связь с администрацией города Ставрополя и ее органами. Наличие в каждом отделе автоматизированного рабочего места, которое обеспечивает доступ ответственного делопроизводителя в единую информационную базу, позволило автоматизировать процесс согласования проектов документов.

В отделах нет необходимости в перерегистрации документов, теперь номер входящему документу присваивается один раз: при создании его регистрационной карточки в базе. Осуществлять контроль и поиск стало значительно проще.

Входящие документы, которые раньше напрямую поступали и регистрировались только в отделе жилищно-коммунального хозяйства, теперь регистрируется в единой базе по тому же принципу, что и все остальные входящие документы.

Сотрудниками ООО «Бизнес ИТ» были разработаны специальные отчетные формы по работе с обращениями граждан (с учетом количества, тематики и др.).

В результате работы специалистов ООО «Бизнес ИТ» в администрации Промышленного района г.Ставрополя было автоматизировано 14 рабочих мест.