Электронный документооборот теперь и в Ставрополькрайводоканале

Электронный документооборот теперь и в Ставрополькрайводоканале
23 Января 2015

Электронный документооборот теперь и в Ставрополькрайводоканале

Группа компаний «Бизнес ИТ», партнер ЭОС в Ставропольском крае, завершила внедрение системы электронного делопроизводсва и документооборота «EosforSharepoint» в ГУП СК «Ставрополькрайводоканале». В организации автоматизирована регистрация входящих, исходящих и нормативных документов, а также значительно облегчен поиск документов.

До внедрения системы электронного делопроизводства и документооборота в ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» обработка и учет документов велись с помощью бумажных журналов регистрации. Для согласования проектов документов использовалась электронная почта, а с филиалами общались с помощью электронной почты, факса и почты России. В результате чего, специалисты как ГУП, так и филиалов часто сталкивались с трудностями, связанными с отслеживанием движения и поиском документов, контролем за исполнительской дисциплиной.

Реализацией проекта занялась группа компаний «Бизнес ИТ» (г. Ставрополь) – золотой дилер московской компании «Электронные офисные системы».

В июле 2014 года предприятиембыли закуплены лицензии системы электронного делопроизводства и документооборота «EosforSharePoint». Само внедрение началось в сентябре 2014 года и закончилось в декабре 2014. Автоматизировано - 120 рабочих мест. 

 

Реализация проекта включала в себя несколько этапов

1-й этап (Сентябрь-октябрь 2014):

  • проведение анализа документооборота организации;
  • установка и настройка базы данных СЭДД «EosforSharePoint» согласно запросам и структуре ГУП СК «Ставрополькрайводоканал»;
  • настройка рабочих процессов системы;
  • автоматизация рабочих мест специалистов канцелярии, занимающихся регистрацией входящей, исходящей корреспонденции и обращений граждан, а также контролем;
  • автоматизация рабочих месте ответственных делопроизводителей каждого отдела, а также в удаленных филиалах.

     

2-й этап (октябрь 2014):
  • индивидуальное обучение работе в системе специалистов ГУП.
  • групповое обучение работе в системе сотрудников отделов ГУП и филиалов.
  • обучение системных технологов, которые в дальнейшем будут сопровождать систему

     

3-й этап (ноябрь 2014):
  • разработка дополнительных печатных и отчетных форм для вывода и обработки информации.
  • разработка инструкций по работе в программе.
  • авторский надзор на этапе опытно-промышленной эксплуатации.

     

4-й этап (декабрь 2014):

В декабре 2014 ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» закупил 58 дополнительных рабочих мест для аппарата.  Для их внедрения была произведена настройка системы и обучены новые пользователи. Также в рамках данного этапа были запущенны все филиалы, в которых установлено по одному рабочему месту для общения с ГУП. Некоторые филиалы перешли полностью на электронные журналы, т.е. регистрируют и входящие, и исходящие документы только в системе, все остальные регистрируют исходящие документы.

 

Главными результатами проекта стали

  • автоматизация регистрации входящих, исходящих документов и обращений граждан, отслеживание их движения в организации;
  • автоматизация согласования нормативных документов, договоров и конкурсной документации (согласование проектов осуществляется в системе в электронном виде);
  • взаимодействие ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» с территориально удаленными филиалами посредством СЭДД «EosforSharePoint», что позволило отслеживать исполнение документов в филиалах и рассмотрение документов в ГУПе;
  • значительное облегчение поиска документов;
  • автоматизация работы с заявками на приобретение товаров, работ, услуг для осуществления производственно-хозяйственной деятельности филиалов ГУП СК «Ставрополькрайводоканал», что обеспечило уменьшение сроков согласования и увеличение его прозрачности;
  • повышение исполнительской дисциплины;
  • обеспечение условий для постепенного перехода к безбумажному электронному документообороту.

     

    Ответственная за внедрение заведующая канцелярией ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» Ольга Викторовна: Программный продукт «EosforSharePoint» мы выбирали осознанно, так как понимаем все преимущества системы для внедрения электронного документооборота на нашем предприятии. Прежде всего, ведение электронного документооборота позволяет грамотно организовать процессы делопроизводства и прежде всего повысить исполнительную дисциплину. На данном этапе программа функционирует в тестовом режиме, мы анализируем ее плюсы и минусы, усовершенствуем те моменты, которые необходимы именно нашему предприятию. Понять полностью как работает программный продукт мы сможем только через месяц, когда электронный документооборот будет полностью внедрен и освоен всеми филиалами и головным офисом и, конечно же, когда будем использовать весь функционал продукта.