На пути к электронному Ставрополью. Итоги практического семинара.

На пути к электронному Ставрополью. Итоги практического семинара.

В минувшую пятницу в здании Торгово-промышленной палаты состоялся практический семинар «Новые тенденции и современные технологии в организации эффективного документооборота на предприятии». Семинар был организован для семидесяти представителей государственных и коммерческих организаций Ставропольского края. Главной темой минувшего мероприятия стала организация процесса эффективного электронного документооборота.

Организаторами семинара выступили:

• Торгово-промышленная палата Ставропольского края;
• Группа компаний "Бизнес ИТ" (г. Ставрополь);
• ООО "Электронные Офисные Системы" (г. Москва);
• НП Национальный удостоверяющий центр.

Открывая семинар, президент ТПП СК Виталий Набатников отметил, что информационные технологии пронизали всю современную жизнь и стали неотъемлемым атрибутом повседневного существования, являясь ключевым понятием 21 века.

С 2002 года действует федеральная целевая программа «Электронная Россия», целью которой является создание нового информационного общества. 7 февраля 2008 года стартовал проект «Информационное общество в Российской Федерации». Основная задача проекта – повышение качества жизни граждан; конкурентоспособности России; развитие экономической, социально-политической, культурной и духовной сфер жизни общества. По словам Виталия Набатникова, к 2009 году в существующих проектах многое уже сделано, но еще большее предстоит сделать. Долгие годы на предприятиях Ставропольского края формировались огромные базы документации, и теперь пришло время структурировать базы, автоматизировать работу с ними, для того, чтобы максимально улучшить показатели работы делопроизводства и максимально приблизиться к «Электронной России» и «Информационному обществу».

«Все больше и больше предприятий приходит к необходимости автоматизировать свои процессы на всех этапах жизнедеятельности. Одним из актуальных направлений автоматизации в государственных и коммерческих организациях является электронный документооборот. Переход на новые технологии работы с документами для государственных структур – это изменение принципов внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. В свою очередь, для коммерческих организаций системы электронного документооборота (СЭД) становятся необходимым элементом информационной структуры предприятия, наравне с системами бухгалтерского учета» - пояснил Виталий Семенович.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

• Эффективное управление, прозрачность деятельности организации на всех уровнях.
• Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
• Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям.
• Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).
• Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
• Сокращение оборота бумажных документов на предприятии, экономия ресурсов.
• Существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов.

СЭДД решают все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами: регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчетов, ведение архива, установление прав доступа и т.д.

Решение вопроса автоматизации документооборота и делопроизводства нашла отечественная компания «Электронные офисные системы» (ЭОС), разработав ряд программных продуктов – «Дело», «Архивное дело», «eDocLib», которые уже стали известными и широко используются по всей России и в Ставропольском крае.

Пользователями системы «Дело» в Ставропольском крае на сегодняшний день являются:

• Администрация города Ставрополя;
• Министерство труда и социальной защиты населения Ставропольского края;
• Шестнадцатый арбитражный суд г. Ессентуки;
• Арбитражный суд Ставропольского края;
• Прокуратура Ставропольского края;
• Избирательная комиссия Ставропольского края;
• Управление Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков по Ставропольскому краю;
• Управление Судебного департамента при Верховном суде РФ в Ставропольском крае;
• ООО НК «Роснефть» - Ставрополье».

Рассказав подробно о проектах в Министерстве труда и социальной защиты населения и в Администрации города Ставрополя, Антонина Шиянова, заместитель генерального директора по развитию группы компаний «Бизнес ИТ», отметила тенденцию высокого роста производительности труда, работы с документами в органах государственной власти, использующих программный продукт «ДЕЛО»: «Реализация и внедрение системы помогло перевести делопроизводство и документооборот в госорганах на новый уровень, соответствующий современному состоянию информационных технологий».

Поделились положительным опытом автоматизации документооборота и делопроизводства представители ООО НК «Роснефть-Ставрополье». В декабре 2008 года группа компаний «Бизнес ИТ», сертифицированный партнер компании ЭОС в г. Ставрополе, начала проект по автоматизации документооборота и делопроизводства в ОАО НК «Роснефть-Ставрополье» на базе системы ЭДД «ДЕЛО». С начала 2009 года система полноценно функционирует на предприятии и активно используется в ежедневной работе.

Сегодня система «ДЕЛО» охватывает все группы документов ОАО НК «Роснефть-Ставрополье». В системе работает, помимо рядовых специалистов, генеральный директор компании. Вся документация в компании используется в электронном виде.

Внедрение системы электронного документооборота и делопроизводства «ДЕЛО» в ОАО НК «Роснефть-Ставрополье» позволило: организовать единую схему документооборота; обеспечить автоматическую регистрацию входящей, исходящей и распорядительной документации; автоматизировать контроль исполнения документов и информационно-справочной работы по документам; оптимизировать поиск и хранение документов; повысить производительность труда делопроизводственного персонала; сократить трудовые и временные затраты при работе с документами.

Особое внимание на семинаре уделили теме Электронной цифровой подписи (ЭЦП). В наши дни технология электронной цифровой подписи активно внедряется в организациях, где уже создан электронный архив и работает система электронного документооборота. Использование ЭЦП для обычных электронных документов, каждому из которых соответствует файл в СЭД, регламентируется Законом РФ от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Основное назначение ЭЦП в том, чтобы гарантировать подлинность информации, содержащейся в электронном документе, а также дать возможность доказать стороне, что электронный документ был подписан именно отправителем или по его поручению и именно в том виде, в каком он предъявляется.

Юрий Лабушкин, генеральный директор группы компаний «Бизнес ИТ» отметил следующие преимущества использования ЭЦП:

• Значительное сокращение времени, затрачиваемого на оформление сделки и обмена документацией;
• Усовершенствование и сокращение затрат на подготовку, доставку, учет и хранение документов;
• Гарантия достоверности документов;
• Минимизация риска финансовых потерь за счет повышения конфиденциальности информационного обмена;
• Построение корпоративной системы обмена документами;
• И многое другое.

Организаторы мероприятия рассказали слушателям о тенденциях и перспективах развития электронного документооборота в России и в Ставропольском крае. Очевидно, что для документооборота современного бизнеса характерно большое разнообразие типов документов, различные маршруты их движения в процессе обработки, накопление и хранение огромных объемов информации. «Бумажный документооборот сегодня становится малоэффективным, затрудняет работу исполнителей, занятых непосредственной обработкой документов, и ответственных лиц, управляющих деловыми процессами, а также ведет к увеличению расходов и снижает общую эффективность предприятия. Динамика показателей информационной инфраструктуры и высоких технологий в России не позволяет рассчитывать на существенные изменения в ближайшем будущем без совместных целенаправленных усилий органов государственной власти, бизнеса и гражданского общества.

Что касается тенденций развития электронного документооборота в нашей стране, то на сегодняшний день проводится большое количество работ:

1. Совершенствуется законодательство РФ;

2. Ставится вопрос не только внутреннего, но и межведомственного документооборота. Доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота должна составить 70% уже к 2015 году (такие задачи поставил Президент РФ в Стратегии развития информационного общества);

Ставропольский край по развитию и внедрению систем электронного документооборота отстает от многих других регионов страны. Но уже сегодня отмечается большой интерес и первые шаги к электронному документообороту не только в органах государственной власти, но и в крупных и средних коммерческих организациях нашего края.

Около 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов, 6% документов безвозвратно теряются, каждый внутренний документ копируется до 20 раз.

При использовании систем электронного документооборота на 20-25% возрастает производительность труда персонала, примерно на 80% стоимость хранения электронных документов ниже в сравнении с бумажным.

Автоматизация предприятия приводит к значительному сокращению требуемого количества персонала и времени, повышает удовлетворенность работой, уменьшая количество рутинных ручных операций, ускоряет и оптимизирует обратную связь на предприятии, влияя на его прибыльность и эффективность работы.

В целом, автоматизация документооборота дает возможность руководителям компаний внедрять новые методы управления, которые значительно повышают уровень управляемости предприятием и позволяют быстрее реагировать на внешние изменения, что дает заметные конкурентные преимущества.

Абсолютно точно можно сказать, что в последнее время автоматизация документооборота стала признаком успешной компании, заинтересованной в повышении эффективности всех своих бизнес-процессов.