Организация бухгалтерского учета на предприятии

Организация бухгалтерского учета на предприятии
19 Ноября 2014

Организация бухгалтерского учета на предприятии

На тему, вынесенную в заглавие статьи, написано, казалось бы, огромное количество текстов, сломано немало шпаг в дискуссиях профессионалов и дилетантов. И все же тема эта, несмотря на заезженность, остается неисчерпаемой. Просто потому, что на сухой слог бухгалтерского законодательства всех уровней накладывается огромное разнообразие его прочтений и практических приложений в связи с огромным же разнообразием тех хозяйствующих субъектов, которые его применяют. Иначе и темы такой, как организация бухгалтерского учета, не возникало бы. Потому что каждый хозяйствующий субъект уникален сочетанием составляющих его людей, мнений, ситуаций и прочих факторов, каждый из которых заставляет искать ответ на этот вопрос из своей контекстной ситуации. Не пытаясь претендовать на истину в последней инстанции, автор - В.Н. Хомичевская (независимый консультант), предлагает на читательский суд свое видение этого вопроса.

Из пункта «А» в пункт «Б»…

Начиная думать над организацией бухгалтерского учета, мы неминуемо основываемся на законодательстве, как стартовой точке. Но поскольку нам предстоит движение, мы должны определиться с направлением. То есть с той целью, которая нам нужна и ради которой мы вошли в большую игру под названием «Бухгалтерский учет».

Конечная цель наша – качественная отчетность, причем, не только бухгалтерская, но и налоговая. То есть нам необходимо такое решение вопроса: «Как организовать бухгалтерский учет на предприятии?», которое бы отвечало сразу нескольким критериям – решить заданный руководством спектр задач управленческого характера («А что это там у нас по факту происходит?»), и одновременно сформировать адекватную отчетность во все заинтересованные органы. Наверное, будет излишним напоминать профессионалам, в каких направлениях эта отчетность используется.

В любом случае, нашим «финишем», причем не одноразовым, а регулярным – от ежемесячного до ежегодного циклов – должны быть правильные данные, максимально точно отражающие в принятых правилах учета то, что происходит с организацией.

Казалось бы – чего проще! (Так рассуждают дилетанты, не нюхавшие бухгалтерского пороха). Берем законы, берем данные, что-то считаем, пишем, снова считаем, и вот она – наша цель! То есть, согласно математической версии: «Кратчайшее расстояние между двумя точками – это прямая!».

Однако истинный профессионал на такое упрощенное видение ситуации лишь усмехнется.

Потому что:
  • все отчеты основываются на данных;

  • эти данные должны быть полными, упорядоченными, систематизированными;

  • эти данные должны быть единообразны (то есть построенными по принятым общим правилам);

  • эти данные должны отражать конкретную хозяйственную ситуацию в конкретных условиях;

  • эти данные должны быть своевременно внесены в бухгалтерские регистры.

И только потом из всего этого возникнут те самые качественные отчеты. Иначе говоря, эти данные должны быть внесены в бухгалтерские регистры:
  • Кем-то;

  • С использованием наилучшего «инструмента»;

  • В надлежащие сроки;

  • Корректно (как с точки зрения законодательства, так и с учетом контекста свершившейся операции).

Почему и для чего учет необходимо организовывать вообще? И почему лучше организовывать правильно, оптимально? Потому что набор правильных и качественных деталей – еще не автомобиль. То есть, если вы зададитесь целью, скажем, проехаться по Европе на собственном авто (аналогия наших финальных отчетов), то закупка полного комплекта деталей и запчастей для автомобиля (аналогия текущего законодательства) совсем не обеспечит вам желаемого. Детали должны быть не только собраны в определенной последовательности (просто собрать), но и правильно установлены, хорошо закреплены и т.д. (собрать оптимально). И пусть в бухгалтерском учете аналогией комфортной и безопасной поездки будет качественная отчетность и отсутствие штрафных санкций, но составляющие, которые приведут к желаемому результату те же самые – правильные ответы на вопросы, заданные выше.

Разберемся с ответами на эти вопросы более подробно.

Специалист. Человеческий фактор

Итак, первое. «Кто-то» должен владеть всеми профессиональными знаниями, чтобы правильно отличить один объект учета от другого, тем более, что один и тот же, скажем, материальный предмет вполне может выступать «в роли» того или иного актива и, соответственно учитываться по-разному. И здесь существуют варианты - либо сотрудник действительно может «распознавать» объекты самостоятельно, либо ему должна быть вручена некая рабочая инструкция, написанная как раз тем человеком, который «умеет распознавать». Кто именно и как должен действовать на данном конкретном рабочем месте – это элемент организации бухгалтерского учета.

В зависимости от того, какое место в бухгалтерской службе (если она многочисленна) или в организации вы занимаете, ваша роль, состоящая из компетенций, навыков, образования и ответственности, будет различаться. Если вы пока еще учитесь и ваше место в процессе бухгалтерского учета не определено, есть смысл сначала определить для себя общую картину организации бухгалтерского учета, чтобы легче было на практике занять выбранную или требуемую нишу. В любом случае, необходимо понимать, что любой из вышеперечисленных вопросов так или иначе связан именно с человеческим фактором. Именно человек определяет – хочет он занимать пассивную позицию в организации бухгалтерского учета – то есть просто получить инструкции и выполнять их, или активную позицию – определять кто, что когда и как должен выполнять, чтобы в общем и целом продукт работы бухгалтерской службы был именно таким, каким его видит законодательство РФ. Активная позиция, безусловно, складывается из профессионализма человека и должности, которую он исполняет.

Инструмент. Средство бухгалтерского труда

Второе. Для заполнения регистров бухгалтерского учета нужен инструмент. Точно так же, как в исторической перспективе мы наблюдаем, как развивались инструменты физического производства чего бы то ни было (например, эволюция земледельческих средств труда: палка-копалка, плуг с лошадью, комбайн), можно проследить и эволюцию счетно-учетных систем – берестяные грамоты и зарубки на камнях, толстые гроссбухи и пачки «пустографок» сначала в сочетании со счётами, а позже – с «Феликсами», потом калькуляторы, табличные редакторы и бухгалтерские программы разных поколений, которые уже достойны своего историка и архивариуса!). Есть огромная дистанция между заполнением, например, журналов-ордеров и ведением учета в самой современной программе 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3.0. Справедливости ради стоит заметить, что привыкнув к езде в современных авто, вряд ли кто-то согласится пересесть на дилижанс с реальными, а не расчетными, лошадиными силами. Экзотики и ретро-ностальгии ради – весьма вероятно, но так, чтобы на постоянно…. Поэтому и инструмент бухгалтерского учета в нынешнее время просто обречен соответствовать всем его веяниям – начиная от соответствия современному же «техническому парку» используемых устройств, и заканчивая необходимой скоростью ввода и – главное! – обработки введенных данных. Это ведь еще Алисой, попавшей в Страну Чудес было замечено, что нужно бежать, чтобы оставаться на месте, то есть не откатываться назад. А уж в наше время и подавно!

Выбор инструмента, то есть, программы (из линейки имеющихся), всецело определяется контекстом организации. То есть сочетанием многих факторов, среди которых и ее величина и структура, и организационно-правовая форма, и выбранный режим налогообложения, и управленческий запрос руководства к выборке и систематизации фактических данных, над которыми, собственно, и «шаманствует» главбух или бухгалтерская служба. Даже несмотря на то, что первоначальные настройки функциональности дают возможность включать или отключать отдельные блоки, нет смысла для индивидуального предпринимателя работать, например, с версией КОРП (абсолютно достаточно будет базовой версии), а холдингу с филиальной сетью по всей стране однозначно не достаточно будет возможностей версии ПРОФ. Кроме этого, может оказаться и так, что бухгалтерская конфигурация будет лишь одной из пакета конфигураций, решающих в комплексе все задачи предприятия, либо вообще будет не отдельной, а лишь частью функционала конфигурации Управление Предприятием. В любом из этих случаев специфика организации именно бухгалтерского учета будет определяться, исходя из оптимального, и, возможно, компромиссного набора решений, удовлетворяющих запросы всех заинтересованных управленцев высшего и среднего звена.

А еще неумолимая логика подсказывает, что помимо выбора инструмента для ведения бухгалтерского учета (что, безусловно, является еще одним элементом организации бухгалтерского учета на предприятии) встает вопрос правильного соотношения первого и второго – человека и инструмента, потому что их взаимодействие – это отдельный элемент организации бухгалтерского учета. Как показывает практика, и, увы, – довольно частая, даже если принимаемый на работу сотрудник указывает в резюме: «Умею работать в 1С», это совершенно не гарантирует, что результат его взаимодействия с программой будет тот, которого вполне естественно ожидает от него предприятие. Что следует из этого? Что к элементам организации бухгалтерского учета следует отнести как первичное тестирование сотрудников, связанных с его ведением, на предмет качественного владения инструментом (умения правильно «разносить» записи в те же журналы-ордера или правильно использовать объекты конфигурации 1С:Бухгалтерия), так и поддержку этой квалификации в перспективе. Потому что ничто не стоит на месте и постоянно изменяется – и законодательство, и технические инструменты.

«Дорога ложка к обеду» или об «осетрине второй свежести»

Совершенно аксиоматично третье. Данные должны вводиться вовремя. И не просто потому, что это требование закона, а еще и потому, что своевременность отражения фактов хозяйственной деятельности в регистрах учета – это реализация одной из важнейших функций бухгалтерского учета. Иначе смысл учета теряется как минимум наполовину, а где-то, возможно, и намного больше. Безусловно, есть много реальных случаев, когда первичные документы опаздывают к актуальному вводу по независящим от организации причинам – из-за больших расстояний, одно- и многократных переделок, да, собственно из-за того же «человеческого фактора» стороны, отправившей документ. Но если уже совсем опоздал документ к положенному сроку, то «лечить» эту проблему можно по-разному: или с помощью специальных процедур отражения данных прошлых периодов, или с помощью введения электронного документооборота, если он интегрирован в инструмент учета. Кроме того, свой вклад в актуальность вводимой информации может внести грамотное размещение персонала (как минимум, операционной квалификации) там, где реально выполняется сама хозяйственная операция, и создание автоматизированного рабочего места операциониста - это тоже важный элемент организации бухгалтерского учета.

Но если в варианте «бумажного» учета, например, мы не сможем понять, когда именно внесена та или иная запись в бухгалтерские регистры, то в современной версии 1С:Бухгалтерии не только можно предельно легко установить – когда именно (с точностью до минуты) введен в информационную базу (и/или проведен) тот или иной первичный документ, но еще и кем, и даже с какого компьютера. Правда, все это работает лишь в том случае, когда качественно отработана авторизация доступа пользователей. В совокупности с четким (а лучше всего – формализованным) пониманием – кто, на какой должности и на каком участке имеет обязанность и/или право совершать те или иные действия с информацией, такая авторизация – совершенно необходимый элемент организации бухгалтерского учета во всех случаях, когда с базой работает более одного пользователя.

Точность – вежливость не только королей!

И, конечно же, четвертое. Еще один важный элемент, который нельзя не отметить. Данные должны быть введены в строгом соответствии как с собственно параметрами хозяйственной операции, так и с законодательными и методологическими нормативами. Безусловно, качество информации – вопрос профессионализма главного бухгалтера и подбора персонала бухгалтерии (правильный подбор и расстановка кадров бухгалтерской службы – один из элементов организации бухгалтерского учета, за который в первооснове отвечает руководитель организации). Но «осечки» случаются и у профессионалов. Принимая во внимание неизбежность таких случаев, необходимо каким-то образом их минимизировать, то есть в идеале – кем-то должны быть созданы определенные «барьеры» для некорректного или ошибочного ввода данных. Отсутствие таких «барьеров» должно компенсироваться выборочным контролем введенных данных.

При этом реализация, в частности, такого требования, как запрет некорректных данных или контроль уже введенных данных (заметим, контроль, не отнимающий такого количества ресурсов, при которых качественный учет окажется дороже самого производства!), может быть реализован только в современной высокотехнологичной программе. 

Один инструмент – максимум возможностей

А что же мы имеем в современной версии программы "1С:Бухгалтерия 8" ред. 3.0?

Отражение актуального законодательства? – Есть!

Полный набор первичных документов учета, из которого можно сложить любой вариант хозяйственной операции? Есть!

Возможность использовать электронный обмен документами? Есть!

Множество унифицированных форм для печати или для передачи в электронном виде? – Есть!

Возможность настроить корреспондирующие счета в соответствии с контекстом организации? Есть!

Возможность анализировать введенные в базу данные на предмет ошибок? Есть! И даже с комментариями – каким образом внести исправления!

Формы регламентированных отчетов почти на все случаи хозяйственной жизни? Тоже есть!

Есть даже возможность прогнозной оценки налоговой нагрузки в случае применения различных систем налогообложения!

И снова – о человеке в системе организованного бухгалтерского учета

Но так же, как наличие колес и мотора в автомобиле еще не гарантирует того, что он повезет вас вообще и в нужном направлении, в частности, так и просто наличие всех элементов организации бухгалтерского учета – это еще не признак организованного учета! 

Зная про каждого из сотрудников, точнее, должностей (или про группу однотипных должностей):

  • список обязанностей сотрудника, принятого на данную должность, то есть ЧТО он должен делать на данном рабочем месте;

  • список прав сотрудника – что именно (какую информацию) он может видеть, вводить или изменять в рамках выполнения обязанностей по данной должности,

  • можно, а, скорее необходимо, строго авторизовать доступ каждого из пользователей в информационную базу. В этом случае организация бухгалтерского учета приобретает срезу несколько необходимых элементов:

  • возможность контролировать: кто именно и когда создал и провел документ, отражающий хозяйственную операцию в информационной базе, кто его впоследствии открывал и изменял. Если к тому же использовать функцию версионирования объектов, то вполне можно организовать и более глубокий контроль – что именно было изменено в документе и кем.

  • возможность организовать цепочки взаимосвязанных документов, отражающих некий бизнес-процесс, в котором последующие документы будут вводиться на основании ранее введенных, следовательно возможен потоковый контроль ошибок ввода. К тому же, при определенных настройках программа сама не позволит ввести несоответствующие данные. В частности, не позволит списать даже «по бумагам» большее количество материалов или продукции, чем было приобретено или выпущено.

    Ну, а что касается наличия большого ассортимента всевозможных типовых анализов введенных данных, то тут конкурировать с 1С:Бухгалтерией просто некому. Плюс большой набор стандартных отчетов, к тому же гибко настраиваемых и дающих возможность сохранять и использовать любое количество таких настроек. Плюс – постоянно пополняемый набор отчетов регламентированных.

    Естественно, что даже самый совершенный инструмент не начнет «играть» сам по себе, не заменит человека, который возьмет его в руки и сыграет… И в руках, не учитывающих его реальных возможностей и взаимосвязей, может оказаться далеко не помощником. А вот в понимающих и умелых руках возьмет на себя львиную долю самых важных компонентов организации бухгалтерского учета на предприятии. 

    Источник: http://buh.ru/articles/documents/37926/