Почему нельзя перевести в электронный вид 100% документов в органах власти?

Почему нельзя перевести в электронный вид 100% документов в органах власти?
27 Октября 2014

Почему нельзя перевести в электронный вид 100% документов в органах власти?

В настоящее время российскими вендорами систем электронного документооборота реализовано множество проектов в региональных органах исполнительной власти, у многих компаний есть отраслевые компетенции в области создания безбумажного документооборота. Однако, перевести в электронный вид 100% документов без дублирования на бумаге до сих пор нельзя.

Возникает вопрос, в каких нормативных документах для региональных органов исполнительной власти указаны ограничивающие требования по срокам хранения электронных документов (электронных документов не имеющих дублирования на бумаге)?
Ответ заключается в следующем. Требования по срокам хранения определены для документов в независимости от "носителя", т.е. нет различий по срокам хранения для бумажных и электронных документов. Сроки хранения документов организация устанавливает самостоятельно в номенклатуре дел, при этом руководствуясь соответствующими «Перечнями..» (для отдельных документов сроки хранения еще предусмотрены ФЗ и подзаконными актами). Важное «НО» – организация не может сокращать сроки хранения документов – только увеличивать.
Неофициальные рекомендации Росархива говорят следующее: для документов со сроком хранения 3-5 лет, т.е. таких, которые не передаются в ведомственный/муниципальный и, тем более, государственный архив – делайте что хотите. При сроках хранения 15-20 лет – четкой позиции до сих пор нет, при длительных сроках и необходимости постоянного хранения – только «бумага» (странно, что не пергамент или каменные таблички).

Перевести 100% нельзя на текущий момент в принципе. Причины:

  • некоторые виды документов по закону должны быть исключительно на бумажном носителе;
  • для ряда документов, хоть формально запрета нет, но косвенные требования (например номерной бланк, экземплярность и т.д.) фактически не позволяют их вести исключительно в электронном виде;
  • конфиденциальные документы и «выше» вообще по закону не могут оформляться на компьютере – им печатную машинку подавай;
  • ну и главное – отправка документов «во вне» – хоть прогресс в межведомственном ЭДО есть, но еще очень не скоро 100% отправляемых документов получатели будут готовы принимать исключительно в электронном виде. Даже юридические лица, а уж граждане и подавно.
    По нашей практике, цифра 70% – это пока теоретически достижимый верхний предел. Больше – уже изменение законодательства + готовности ВСЕХ участников процесса, в.т.ч. власти (ОИВ, судов, прокуратуры и т.д.), бизнеса и граждан. И это, не касаясь, вопросов трансграничного документооборота.

    Источник: club.directum.ru